Department Assistant – Supply Chain

For this function, a high level of French is required. This is why the job description will only be published in this language.

*MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 60 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique. Pour soutenir ce travail à partir de Bruxelles, le Département Supply de Médecins Sans Frontières à Bruxelles, cherche un(e) :

Assistant(e) de Département (h/f/x)

CONTEXTE

Le département Supply Chain est l’un des départements du Centre Opérationnel de Bruxelles (OCB). Ce département est responsable de fournir un support à toutes les missions MSF OCB dans la gestion de leur supply chain. Le département Supply Chain requière une gestion administrative, RH et financière interne au département.

Mission

En tant qu’assistant(e) de département, vous êtes chargé(e) de définir les modalités et d’assurer le suivi de cette gestion administrative, RH et financière en vous assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l’information relative à l’organisation du département.

• Vous coordonnez et organisez les évènements supply formels et ceux qui le sont moins.
• Vous servez d’interface entre le département supply chain et les autres départements du siège.
• Vous apportez également votre support aux projets transversaux du département supply chain.
• Vous veillez au maintien d’une bonne dynamique de département

PROFIL DU POSTE

1- Suivi administratif des ressources humaines supply du siège

· Assure le suivi administratif du cycle de recrutement (assistance à la rédaction des descriptions de poste, organisation administrative et pratique du processus de recrutement, accueil et intégration des nouveaux employés…) en collaboration étroite avec le département RH

· Assure le suivi au quotidien de l’administration RH dans le département (gestion des congés, des absences maladies et autres types d’absence, suivi des contrats du département, gestion de bénévoles, etc…) en collaboration étroite avec le département RH

2- Support au Management Team (MT)

· Organise les réunions du MT (gestion des agendas, planification des sujets à traiter, suivi des actions, gestion documentaire…)

· Prend les minutes et rédige les rapports des réunions du MT

· Apporte un soutien au MT dans le suivi de la mise en œuvre des projets du département

· Gère et collabore directement certains dossiers ou projets

3- Gestion de l’information du département

· Assure la bonne gestion de l’information au sein du département

· Gère les contrats et autres documents légaux liés aux activités du département (élaboration, classement et archivage)

4- Organisation d’événements et vie d’équipe

· Coordonne et organise les événements formels du département supply chain (organisation du logement, du catering, des déplacements des participants, matériel nécessaire, contacts avec les fournisseurs, suivi des équipes …) (ex : supply week)

· Organise les événements informels du département supply chain (fêtes de départ, etc…)

· Assure une bonne dynamique d’équipe au sein du département

· Participation aux réunions des assistant(e)s et contribution aux évènements collectifs

5- Gestion financière du département

· Coordonne l’élaboration du budget du département et fournit aux coordinateurs les informations nécessaires pour le suivi des dépenses du département

· Collabore avec le département financier pour la révision budgétaire trimestrielle

· Impute les factures du département et collabore avec l’unité comptable pour la gestion des paiements

6- Support et focal point pour les dossiers et projets Supply-RH

7- Support à la communication interne du département

PROFIL DU CANDIDAT

· Diplôme d’enseignement supérieur

· Au moins 3 ans d’expérience professionnelle, de préférence dans une fonction similaire.

· Expérience dans le secteur ONG est un atout.

· Expérience dans le domaine de la communication ou des RH est un atout

· Expérience en Gestion de projet est un plus

· Compétences organisationnelles et de planification

· Orienté solutions et orienté service

· Parler/écrire couramment en anglais et en français (connaissance du néerlandais est un plus)

· Bonne connaissance des outils MS Office (outlook, teams, onedrive, sharepoint, word, excel,..)

· Excellente rédaction de comptes-rendus et capacité de synthèse

· Flexible, résistant(e) au stress, dynamique, diplomate et communicatif(-ve)

· Pouvoir détecter et mettre des priorités

· Travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe, et être capable d’assumer plusieurs tâches simultanément**

CONDITIONS

· Type de contrat : Contrat à durée indéterminée (CDI), temps-plein

· Localisation : Bruxelles

· Date de début : ASAP

· Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation

· Adhésion aux engagements pour un comportement responsable