Asistente FLATS

MISIÓN

ACTED es una ONG internacional sin ánimo de lucro con sede en París, Francia con operaciones en más de 35 países en Europa, Medio Oriente, Asia, África, Latinoamérica y el Caribe. La misión de ACTED es aportar asistencia humanitaria inmediata a aquellos que se encuentren en situación de necesidad al mismo tiempo que genera oportunidades a largo plazo para un crecimiento durable. ACTED opera en contextos de catástrofe natural, conflicto armado y crisis socioeconómica. Para más información: www.ACTED.org

OBJETIVO DEL TRABAJO

El (la) asistente FLATS, contribuirá a garantizar el cumplimiento de los procedimientos logísticos de acuerdo con las políticas internas de ACTED y de los donantes en la base de Puerto Ayacucho en Amazonas, prestando apoyo y actuando como nexo entre el departamento de logística y finanzas.

El (la) asistente FLATS trabajará bajo la supervisión directa del oficial de logística y el gerente de base y, en coordinación con los diferentes de departamentos de la oficina central de Caracas y la coordinadora de área.

CADENA DE MANDO
Bajo la autoridad de:
Oficial logística
Gerente de Base
Coordinadora de área.
Director País.
Gerente de Logística
RELACIONES LABORALES
Relaciones internas:
Gerente de Base
Coordinadora de área.
Director País.
Gerente de Finanzas
Gerente de administración y RRHH
Gerente de logística
Oficiales de departamentos de soporte.

Relaciones exteriores:
Autoridades locales.
Candidatos.
Socios implementadores de Acted.
Proveedores.

FUNCIONES

Compras

 Apoyar todos los procesos de compra: formulario de solicitud, cotizaciones, memo de compra, ordende compra, contratos.
 En ocasiones puede actuar como punto focal con proveedores.
 Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO-03 Supplier Database).
 Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO-10 OFFU).
 Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archive de acuerdo con lo
procedimientos de Acted.
 Asegurarse de que los expedientes de compras son aprobados por los departamentos de logística finanzas y coordinación.

Gestión de Stock
 Gestión y mantenimiento del stock.
 Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-05, STO-01, STO-03).
 Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01 ; DEL-02).
 Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario mensual.

Gestión de activos
 Apoyar la elaboración y control de la lista de activos (AST-05).
 Apoyar la elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02).
 Comprobar que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05.
 Comprobar que la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de acuerdo con los procedimientos de Acted.
 Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos.
 Asegurarse que todo el personal haya devuelto sus bienes cuando finalizan la misión.

Transportes
 Asegurar el mantenimiento y seguridad de los vehículos, así como de las personas que utilicen lo vehículos.
 Asegurar que se cumplimenta el AST-03 (hoja de ruta) y registro de combustible)-

Informes
 Apoyar en el envío de informes mensuales y semanales.
 Reunión OFU: cada viernes (logística y finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras enbcurso).
 Apoyar el envío de TITANICS (reporte mensual de logistica) : 05 de cada mes (ast 05, ast 06, sto 02, it06, it 07, acted ghg_assessment tool, pro-03 base de datos de proveedores, com-02 monthly communication report)

Coordinación entre programas y FLATS.

 Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades.
 Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos, apoyando la planificación de compras y la anticipación de solicitudes.
 Sensibilizar y garantizar el cumplimiento del código de conducta Acted a los proveedores.

REQUISITOS
Obligatorios:
 Profesional graduado Titulado (a) como logística, administración, ingeniero industrial, carreras afines.
 Al menos un (1) años de experiencia como logística o auxilar administrativo. Preferiblemente en una ONG internacional.
 Experiencia en habilidades organizativas comprobadas.
 Experiencia trabajando en entornos de trabajo multicultural
 Dominio de Paquete Microsoft Office
 Habilidades blandas: dinamismo, autonomía, alta atención al detalle, responsabilidad, trabajo en equipo, comunicación asertiva, orientación a resultados, transparencia, flexibilidad.

Deseables (no obligatorios):
 Experiencia en Administración.

CONDICIONES
 Contrato por prestación de servicios durante 12 meses con posibilidad de renovación según
disponibilidad presupuestaria y desempeño.
 Lugar de trabajo: Presencial en la oficina de ACTED en Puerto Ayacucho.
 Honorarios Profesionales según Escala de la organización.
 Puerto Ayacucho – Estado de Amazonas