Oficial Logístico – Base San Felipe Edo. Yaracuy

OBJETIVO DEL TRABAJO

El Oficial de Logística está a cargo de la gestión logística de ACTED a nivel de la base de Yaracuy, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, bajo la supervisión del líder de Logística, y/o persona encargada.

OBJETIVOS

• El Oficial de Logística asiste al departamento de Logística del país en la gestión de la cadena de adquisiciones para la ejecución de las actividades del programa en el país.

• Mantener al tanto de manera permanente al departamento logística, apoderado, gerentede finanzas de todas las solicitudes, adquisiciones, procesos logísticos y/o cualquier otra eventualidad que se pueda presentar en la logística.

• El oficial de logística estará articulando las actividades del departamento de logística con el apoyo del equipo FLAT, manteniéndose comunicados y sincronizados de manera permanente en todas las actividades y procedimientos logísticos.

• Garantizará la gestión de la flota, el combustible, los locales, las compras de bienes y servicios, la gestión de las comunicaciones, la gestión del stock y de los Activos y todos otros los aspectos relacionados con el Plan de Adquisiciones.

• Garantizará el cumplimiento de los procedimientos logísticos de ACTED y de los donantesen todas las operaciones logísticas.

• Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de Logística.

• Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con eldepartamento logístico, administrativo y de gestión documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Compras

– Realizar y controlar todos los procesos de compras: Formulario de Solicitud, Cotizaciones, Memo de Compra, Orden de Compra, Memos, Contratos.

– Cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros.

– Punto focal con proveedores;

– Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO-03 Supplier Database);

– Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO-10 OFU);

– Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archiva de acuerdo con los procedimientos de ACTED.
– Asegurarse de que las compras y registros pasan entre Logística, Finanzas y Coordinación.

– Asegurar las compras por otras cuidades y departamentos del País, cuando Of están transmitidos desde el departamento de terreno y/o operaciones.

Gestión recepción/expedición y Gestión del Stock.

– Gestión y mantenimiento de los stocks;

– Gestión de los procesos de IN & OUT en los recursos de almacenamiento (STO-05, STO-
01, STO-03);

– Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01, DEL-02);

– Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario físico mensual.

– Asegurar la expedición por el terreno.

– Asegurar las expediciones y envió por el internacional.

– Persona encargada de almacenamiento.

-Gestión de los Assets.

– Elaboración y control de la lista de activos (AST-05);

– Elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02);

– Compruebe que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05;

– Compruebe si la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de acuerdo con los procedimientos de ACTED;

– Realizar y controlar los procedimientos de ACTED en el tema de ASSETS;

– Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-03 + AST 04).

– Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos.

– Asegurarse que todo el personal haya devuelto sus bienes cuando finalizan la misión.

Reporting

– Mantener un buen flujo de comunicación entre la capital y la base;

– Enviar los informes mensuales y semanales;

OFU: cada viernes (logística y Finanzas se juntan para repasar cada estado de las
compras en curso)

– TITANICS (reporte mensual de logistica) : 05 de cada mes (AST 05, AST 06, STO 02, IT 06, IT 07, ACTED GHG_AssessmentTool, PRO-03 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES, COM-02 MONTHLY COMMUNICATION REPORT)

Transportes

– Gestionar la flota de vehículos de la base, enviar el TRA-06 cada mes y logbooks.

– Encargarse de los pickups a la primera llegada de un expatriado en la misión y otras necesidades.

– Apoyar la logística en el seguimiento y la gestión de los vehículos.

– Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento de logística, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.

Enlace entre el programa y la logística

– Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades.

– Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos.

– Sensibilizar y recordar el cumplimiento con el código de conducta ACTED a los proveedores.

– Sensibilizar sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes.

– Sensibilizar sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas).

– Garantizar una función de control sobre ejecución de actividades : elección de un emplazamiento para una distribución, un edificio para una actividad de sensibilización, etc.

Cualidades humanas
– Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto

Competencias

– Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso

– Comunicación • Orientada a los resultados • Gestión de conocimientos

– Transparencia.

COMPROMISO

– Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento
interno, código de conducta.

CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

TÉCNICAS REQUERIDAS

• Tecnólogo, pregrado como administrador logístico, administrador de empresas, ingeniero industrial.

• Experiencia en procesos logísticos, administrativos, compras, viajes, muetes, vehículos, adquisiciones, inventarios etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional.

• Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.

CONDICIONES CONTRACTUALES

– Contrato por prestación de servicios por 4 meses, con posibilidad de prórroga.

– Honorarios a partir de 800USD dependiente la experiencia.

– Trabajo presencial y viajes a municipios dentro del estado.

– Yaracuy – San Felipe VNZ