Admin, HR et Finance Manager, DRC, 100%

L’Entraide Protestante Suisse (EPER) soutient des projets dans plus de 30 pays, situés sur quatre continents différents, pour combattre la pauvreté et l’injustice. L’EPER fournit également, dans le monde entier, une aide humanitaire aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés. Elle apporte, en outre, son appui au travail diaconal des Eglises en Europe de l’Est et au Proche-Orient. En Suisse, l’EPER répond aux besoins des personnes réfugiées et des personnes socialement défavorisées, et s’engage pour leurs droits. Grâce à son travail de politique de développement et de politique sociale dans des domaines tels que la justice climatique, l’accès à la terre et à l’alimentation, la migration et l’intégration, l’EPER contribue à un changement systémique, en Suisse comme à l’étranger.

En RDC, où elle est depuis longtemps active à travers des programmes de développement, EPER a ouvert en plus une mission d’aide humanitaire en février 2019. Elle concentre depuis ses interventions humanitaires dans les zones difficiles d’accès de plusieurs territoires du Nord-Kivu (Rutshuru, Masisi, Walikale et Lubero) et du Sud-Kivu, où elle est présente de façon permanente et exécute directement, avec ses propres équipes, des activités de Réponse Rapide (notamment par la distribution de cash inconditionnel), de Veille Humanitaire (suivi des mouvements de population), d’Eau/Hygiène/Assainissement, de Réhabilitation/Ouverture de l’accès humanitaire via le Cash for Work, et de Relance Agricole. Les projets de la mission d’aide humanitaire sont actuellement financés (en direct ou via un consortium avec MEDAIR ou Dan Church Aid) par ECHO, BHA, SDC, OCHA – CHF et sur fonds propres (pour un volume annuel supérieur à 10 millions $) et leur mise en œuvre mobilise 15 expatriés et 160 salariés nationaux au nord et sud Kivu.

Pour supporter le.la Coordinateur.trice financier/e et les responsables de projet, HEKS/EPER recrute dès que possible ou à convenir un-e :

Admin, HR et Finance Manager, DRC, 100%

Vos principales responsabilités :

1-ASSURER LA BONNE GESTION FINANCIERE, BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE DES BASES/BUREAUX

• Vous s’assurez que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la Coordinateur/trice Financier/e selon le calendrier établi, après validation du/de la Coordinateur/trice Terrain
• Vous êtes le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.
• Vous assurez de la bonne tenue et de l’archivage des documents comptables et RH (journaux, justificatifs comptables, rapprochement bancaires, inventaires physiques, relevés bancaires, dossiers RH, etc.).
• Vous préparez les pièces Finance et RH à soumettre au/à la Coordinateur/trice Financier/e en vue d’un audit.

2- ASSURER LA BONNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES DES BASES/BUREAUX

Vous êtes garant des processus de recrutement sur la base (validation des fiches de poste, demandes de recrutement, grille de sélection, etc.).

• Vous participez aux décisions disciplinaires ou de fin de contrat de travail en lien avec le/la Coordinateur/trice Terrain.
• Vous participez à l’intégration de tout nouveau salarié sur la base, procède à leur induction administrative et s’assure en particulier que les procédures administratives, RH et financières soient expliquées et comprises.

3- ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES BASES/BUREAUX

• Vous participez à l’élaboration par le/la Coordinateur/trice Administratif et financier des Conventions de partenariat avec les ONG locales dans le cadre des projets. Vous leur apportez un appui et une formation technique sur les outils et procédures financières et contrôle mensuellement leurs rapports financiers.
• Vous vérifiez et validez tous les contrats rédigés sur la base.

4- PARTICIPER A LA COORDINATION SUR LES BASES/BUREAUX, LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION.

• Vous envoyez les rapports internes et externes au/à la Coordinateur/trice Terrain, au/à la Coordinateur/trice Financier/e, Coordinateur/trice Admin/RH en respectant les délais de validation interne (Base de données RH / Pack RH / Comptabilité / Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie)
• Vous participez aux réunions de base et de coordination interne dont vous êtes un membre actif.
• Vous assurez une circulation efficace de l’information Admin, Finance, Ressources Humaines aux équipes base et à la coordination.

5- SUPERVISER ET ENCADRER LES EQUIPES « ADMIN/RH/FINANCE»

Vous supervisez et organisez le travail de l’ensemble de l’équipe Admin, Finance, RH, directement ou non.

• Vous rédigez les profils de postes de son équipe, réalise ou délègue les entretiens de recrutement.
• Vous mettez en place des plans d’action individuels pour les membres de son équipe, réalise des formations et les évaluations annuelles.

Vos atouts et compétences :

Formation et expérience :

• Bac + 2 minimum, en ou gestion financière, administrative, management general ou similaire
• Min 3 ans expérience dans un contexte humanitaire d’urgence.
• 2 expérience en gestion de projet, gestion financière et logistique appréciée, expérience en gestion d‘équipe, expérience en gestion de projet, gestion financière et logistique appréciée, expérience en gestion d’équipe,la production d’une analyse budgétaire pour le SITREP mensuel, avec capacité à travailler sous pression, capacite de respect des deadlines.

Connaissances spécialisées supplémentaires exigées:

• Français courant/langue maternelle et connaissances basiques de l’anglais.
• Connaissance des bailleurs institutionnels (ECHO, BHA, agences UN…)
• Connaissance des secteurs d’activités suivants est un atout : EHA, securite alimentaire et moyens d‘existances, foires, distributions d’urgence (cash et articles menagers essensiels), relance économique et systèmes de marché, suivi de projet.
• Connaissances logistiques et en administration et gestion
• Connaissance du logiciel SAGA est un atout non negligeable
• Compétences personnelles / exigences psycho-sociales:
• Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
• Bonne résistance au stress
• Sens de la diplomatie
• Capacité d’analyse
• Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
• Organisation, rigueur et respect des échéances
• Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
• Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée

Nous vous offrons :

• Un poste intéressant et stimulant dans un contexte international dynamique
• Un package salarial compétitif
• Paquet d’assurances
• Logement fourni par l’EPER
• R&R après 3 mois
• Un contrat de 6 mois, renouvelable
• Date d’entrée en fonction : dès que possible, ou après accord