Stagiaire au pôle assistance de direction DOI : Assistant.e administratif.ve

LE CADRE DU STAGE :

Avec 69 projets dans 22 pays d’interventions, au même titre que dans les métiers qu’elle développe et met en œuvre en France, la Croix-Rouge française à l’international inscrit toutes ses missions dans un schéma d’action humanitaire durable. Cela se traduit par une articulation des activités d’urgence, de post- urgence, de sortie de crise et de reconstruction visant la meilleure efficacité.

L’objectif est de mener des actions aux effets pérennes et de permettre aux populations de retrouver leur entière autonomie.

Notre association a également la volonté de renforcer sa présence et la promotion de ses engagements prioritaires au sein du Mouvement international.

CONTEXTE DU STAGE :

Au sein du Pôle Assistance de Direction de la DOI et sous la responsabilité de la chargée des déplacements internationaux, le/la stagiaire devra, après une période de passation/formation, appuyer le pôle assistance de direction DOI, et la chargée des déplacements internationaux, dans des missions d’organisation, d’optimisation de leurs activités, d’administration et de logistique.

OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU STAGE :

A. Assistance Administrative

B. Appui à la gestion des déplacements internationaux des salariés en mission internationale.

DESCRIPTIF DES TÂCHES :

A. Assistance administrative

1. Appuyer la gestion du secrétariat DOI : gestion du courrier, organisation logistique des réunions, gestion du courrier, classement, archivage
2. Appui dans le processus de mise en signature : signature de parapheurs + parapheurs électroniques
3. Triage et routage des mails qui arrivent dans la boîte mail de l’assistance de direction
4. Gestion de l’accès à l’information électronique : autorisations et accès à google workspace

B. Appui à la gestion des déplacements internationaux en lien avec les ressources humaines internationales :

1. Organisation des départs : Sous la responsabilité et en collaboration avec la chargée des départs et retours et en lien avec la billetterie de la Croix-Rouge française, possibilité de prendre en charge les formalités nécessaires aux départs des expatriés sur leur terrain de mission : billets, visas, feuille de route, rendez-vous médicaux.
2. Organisation des retours : Appuyer la logistique du retour de mission(transport et hébergement), rendez-vous médicaux ;
3. Briefings et débriefings : Appuyer l’organisation des les briefings et débriefings aux expatriés à leurs départs et retour de mission ; établissement de plannings ;
4. Renforcement des outils de gestion des ressources humaines : Mettre à jour les tableaux de suivi des affectations des délégués, développer de nouveaux outils RH pour faciliter le suivi des délégués en mission internationale.
5. Archivage

Informations pratiques :

• Durée du contrat : 6 mois
• Ville : Montrouge – FRANCE
• Convention de stage obligatoire
• Indemnités de stage : selon la convention collective + accès à la cantine avec une part subventionnée par la CRF + prise en charge à 50% du titre de transport

Expériences / Formation

• Master 1 ou Master2 dans l’humanitaire/le développement/Gestion des Ressources Humaine/Administration/Sciences Politiques/Relations Internationales

Compétences à développer :

• Rigueur dans la gestion administrative
• Bon relationnel avec le personnel expatrié et avec les différents interlocuteurs du siège
• Maîtrise de l’outil informatique
• Connaissance de l’environnement humanitaire et de l’articulation siège/terrain.

Langues parlées du candidat

• Français – Anglais

Qualité du candidat

• Sourire et bonne humeur
• Sens de l’organisation
• Aisance relationnelle
• Dynamisme et Réactivité
• Sens de l’initiative
• Engagement et Capacité à travailler sous pression