Venezuela – Administrador País

COOPI está buscando un Administrador País en Venezuela

Desde 2019 COOPI establece una presencia en Venezuela para asistir a la población local tras el agravamiento de la crisis socioeconómica del país. A partir de julio de 2020, inicia un programa regional de respuesta a la crisis que se implementa en consorcio con organizaciones venezolanas para la protección de grupos vulnerables. En estos años COOPI ha ampliado sus intervenciones y actualmente ejecuta proyectos con diferentes donantes en Caracas, Sucre, Delta Amacuro y Bolivar en protección (GBV, Trata y trafico de personas), salud sexual reproductiva, WASH (agua, saneamineto e higiene) y alimentación escolar.

Descripción del puesto

La persona estará acompañando la Coordinación País en la gestión y supervisión del trabajo de COOPI y de sus socios locales, asegurando la oportuna coordinación, gestión, formación y acompañamiento para todas las actividades administrativas previstas y con las cuales la organización tenga que cumplir en el país, además velando por el cumplimiento de los mismos procedimientos de COOPI y de los donantes.

Areas de responsabilidad

Planificación

• Coordinar y dar seguimiento a la gestión financiera de la Coordinación nacional y de los programas llevados a cabo por COOPI y sus socios en el País.
• Asegurar la aplicación en tiempo y forma de las herramientas institucionales correspondientes, necesarias a la correcta implementación de los procedimientos financieros, contables, administrativos y logísticos tanto de COOPI como de los donantes con los cuales colabora.
• Desarrollar y monitorear el presupuesto de la Coordinación País, de los proyectos en curso y apoyar la elaboración de los mismos para nuevas intervenciones.
• Asegurar la actualización constante de los instrumentos contables, a fin de permitir el seguimiento y el control de los gastos.
• Evaluar y monitorear los compromisos financieros necesarios y la disponibilidad de fondos para garantizar la operatividad en el país, la oportuna implementación de los proyectos, así como las eventuales cofinanciaciones previstas.
• Colaborar en la elaboración de los planes de compras identificados por cada proyecto y velar para su seguimiento y/o re-planteamiento y la correcta aplicación de los procedimientos de compra de la organización.
• Prever las acciones oportunas en los tiempos necesarios para la presentación de la información requerida para los balances anuales (internos y/o nacionales).
• Acompañar la definición y monitoreo del plan de rendición de cuentas de los proyectos hacia los beneficiarios y los principales aliados estratégicos.
• Apoyar en la definición y en el fortalecimiento de la estructura local de gestión administrativa-logística y de coordinación en el país.

Gestión y control

• Supervisar los flujos financieros entre la sede y las cuentas bancarias gestionadas por la Coordinación País y por los socios implementadores, asegurando la gestión adecuada de las cuentas y de la conciliación bancaria.
• Autorizar en coordinación con el Coordinador País los contratos, los pagos y las transferencias bancarias a realizarse para la ejecución de los proyectos.
• Coordinar y supervisar las operaciones con las instituciones bancarias identificadas dentro y fuera del país para la implementación de las intervenciones de COOPI. Coordinar y asegurar la identificación, el registro y el archivo de todos los documentos justificativos de los proyectos, así como la formulación de las primeras notas de los mismos y de la documentación financiera y bancaria.
• Asegurar la correcta imputación de los costes a los proyectos, según procedimientos de COOPI y de los donantes.
• Mantener un constante control de los gastos de cada proyecto y de la oficina de Coordinación País, en coordinación con los responsables de los proyectos y los socios locales, con el fin de supervisar la ejecución de los presupuestos y definir periódicamente (una vez por mes) la previsión de gastos y los pedidos de tesorería a la sede de Milán.
• Supervisar la actualización de los inventarios de las mercancías (de propiedad y proyectos de COOPI y de los socios) con la estructura logística en el país.
• Gestionar el correcto mantenimiento de los activos propiedad de COOPI o adquiridos por los proyectos, utilizando las herramientas corporativas.
• Asegurar la conciliación y consolidación financiera de las cuentas de los proyectos antes de su envío a la Coordinación Regional y a la sede.
• Coordinar la transmisión periódica de información y datos a la Coordinación Regional y a la sede (Subvenciones locales, Cierre del balance anual, Informes financieros, Informes de auditoría).
• Gestionar la supervisión de los movimientos de fondos procedentes de donantes para los proyectos a implementarse en el país, incluyendo anticipos y pagos post-aprobación de los informes financieros.
• Llevar a cabo las acciones necesarias para que la organización cumpla las leyes tributarias previstas en el país, así como con el reglamento de prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo para las organizaciones sin fines de lucro.
• Llevar a cabo aquellas tareas inherentes a los objetivos del puesto, y que sean solicitadas por el equipo de coordinación según contexto y necesidades de los proyectos.

Informes, auditorías y archivos

• Coordinar con los responsables de los proyectos y el representante país para la preparación y presentación oportuna de los informes financieros provisionales y finales de los proyectos implementados.
• Coordinar el envío a la Coordinación Regional y a la sede de todos los documentos y la información necesaria a la presentación de los informes financieros de los proyectos implementados, para la rendición de cuentas a los donantes y las eventuales auditorías internas o externas a realizarse.
• Preparar las comunicaciones/correspondencia para los donantes, las modificaciones y enmiendas presupuestarias, en colaboración con los coordinadores de proyectos, socios locales, Coordinador País y Coordinación Regional/sede.
• Asegurar el registro y el archivo de todos los documentos referentes a la adquisición, garantía, depreciación y mantenimiento de equipos y bienes durables en el marco de los proyectos, así como su transferencia de un proyecto a otro y/o a los beneficiarios directos y/o a contrapartes locales.

Administración y formación de Recursos Humanos

• Seleccionar, formar, seguir y evaluar el personal administrativo y logístico contratado por la organización en situ.
• Proveer formación y asistencia técnica al personal administrativo de los socios locales sobre instrumentos y procesos de gestión financiera y rendición de cuentas, de acuerdo a los requerimientos de los donantes y de la normativa local.
• Colaborar con los responsables de los proyectos y el Coordinador País en la redacción y aprobación de los contratos para el personal local.
• Garantizar que los contratos firmados con el staff local cumplan con las leyes de trabajo y financieras del país, así como con los procedimientos y códigos éticos definidos por la organización y los donantes.
• Supervisar la preparación y actualización de los dosieres del personal local y expatriado, incluyendo toda la documentación prevista por los procedimientos de COOPI y el reglamento país.
• Supervisar la elaboración y actualización periódica de la escala de sueldos y reglamentos para el personal local.
• Supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del personal contratado, así como el registro de días de trabajo, vacaciones y permisos, como previsto por el reglamento interno y los contratos firmados entre las partes.
• Apoyar el Coordinador País en la elaboración del reglamento País y de los protocoles de seguridad y velar que sean aplicados oportunamente.

Perfil deseado

Requisitos Necesarios

• Estudios profesionales (mínimo licenciatura, deseable postgrado o master) en Ciencias Económicas, Administración de Empresas, Gestión de Entidades sin fines de lucro y/o afines.
• Experiencia demostrable de por lo menos 5 años en administración de INGOs y/o empresas en el extranjero.
• Experiencia en Cooperación Internacional, Ayuda Humanitaria y/o afines.
• Experiencias previas con procedimientos para el manejo de fondos de donantes institucionales ECHO, DEVCO, USAID, agencias de NN.UU. y sector privado.
• Experiencia comprobable en manejo de sistemas de compras y logística.
• Experiencia en gestión de seguridad y riegos institucionales.
• Capacidades de coordinación inter-institucional e inter-agencias (donantes).
• Competencias escritas y orales de negociación.
• Excelente capacidad de trabajo en equipo, de forma presencial y a distancia.
• Experiencia demostrable en la gestión de equipos y en la supervisión de socios locales.
• Capacidad de trabajar en emergencias y bajo presión, así como en contextos con elevadas complejidades.
• Interés, disponibilidad y experiencia de trabajo en ambientes multiculturales y con equipos multidisciplinarios.
• Flexibilidad, adaptabilidad y disponibilidad a moverse al interior del país.
• Capacidad de trabajar de forma autónoma (organización, planificación del trabajo, desarrollo analítico, síntesis).
• Respeto de la Visión y Misión de COOPI y de su carta de valores.
• Motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción.
• Capacidades en sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes.
• Idiomas: castellano e inglés.
• Manejo de herramientas informáticas (sistema operativo Microsoft Windows) y ofimáticas (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Deseables

• Experiencia de trabajo y conocimientos de los procedimientos internos de COOPI.
• Experiencia previa de trabajo en el país y en la región.
• Experiencia de trabajo en consorcio.
• Idiomas: italiano deseable.

COOPI se reserva el derecho de cerrar un reclutamiento antes de la fecha límite del anuncio. Sólo se contactará con los candidatos preseleccionados. Las entrevistas se realizarán de forma continua y la vacante se cerrará cuando se cubra. Gracias por su comprensión.

COOPI Cooperazione Internazionale es una ONG laica e independiente, fundada en Milán en 1965. Lleva a cabo proyectos de desarrollo para contribuir a la lucha contra la pobreza en áreas particularmente degradadas y programas de emergencia para apoyar a las personas afectadas por desastres naturales o conflictos. Actualmente, COOPI está presente en 30 países de África, Oriente Medio, América Latina y Caribe.