Administrative coordinator (F/M) – Ukraine

For more than 40 years, Médecins du Monde, a campaigning medical organisation committed to international solidarity, has been caring for the most vulnerable populations at home and abroad. It has continued to highlight obstacles that exist in accessing health care and has secured sustainable improvements in health-for-all policies.

Those working for this independent organisation do not solely dispense care and treatment but condemn violations of human dignity and rights and fight to improve matters for populations living in precarious situations.

MdM currently works in 30 countries across all continents where it focuses on 5 priority areas: emergency and crisis, sexual and reproductive health, harm reduction, migrants and displaced populations (health rights), health and environment.

MdM International Network has been operating in Ukraine since 2014, improving access to health care, especially providing comprehensive Primary Health Care (PHC), Sexual and Reproductive Health (SRH) and Mental Health and Psychosocial support (MHPSS) services.

Since February 2022, MdM Spain is leading the country response for the network, while MdM-France is in charge of the operations in Southern Ukraine. The global strategy aims at ensuring the access to quality comprehensive healthcare services for the conflict-affected population in Ukraine.

In Southern Ukraine, MdM-France has set up its country office and a base office in Mykolaiv. A base office in Odesa is still running for specfic activities in Odesa. The program consists in supporting various local-based organization in the delivery of health services for people facing severe constraints to healthcare in Mykolaev and Kherson Oblasts.

TASKS AND RESPONSIBILITIES:

Under the supervision of the general coordinator, you will be specifically in charge of:

  • Defining and supervising the implementation of the mission’s human resources set-up, frameworks, procedures and policies while respecting the local context, the local legislation, MdM policies and values
  • Planning, coordinating and supervising the financial management and administration of the mission
  • Recruiting, training and managing an administrative department team
  • Providing technical support to operational staff on the HR and financial management of the mission

More precisely, your main responsibilities are the following:

Financial organization & compliance

  • Ensure internal financial systems, procedures, templates and control mechanisms are in place and observed by all staff
  • Be responsible for the financial reporting on donor budgets
  • Monitor budget consumption and update the budget follow up tool monthly
  • Identify and analyse any discrepancy and suggest solutions
  • Ensure MdM compliance with tax laws
  • Facilitate audits at field level
  • Ensure a proper financial follow-up of the local partners
  • Support, develop and control the financial management

Treasury & Accounting

  • Build a strong understanding of the specific financial constraints in the current context
  • Propose a relevant financial strategy to ensure proper cash flow and liquidities for the mission
  • Identify suitable and reliable financial service providers
  • Open bank accounts
  • Assess mission’s needs for the coming months, compile fund requests from each base/department and submit it to the HQ in a timely fashion
  • Ensure that all payments are processed in a timely and secured manner
  • Be the final responsible for the soft accountancy of all sites for both accounting & donor allocation
  • Be responsible for the update and implementation of the cash management protocols
  • Coordinate the closure of monthly/annual accountancy

Human resources management

  • Establish and update an HR strategy
  • Monitor and update the organisational chart of the mission
  • Review the salary grid of the mission
  • Monitor and update the HR budget
  • Define, update and supervise the HR contractual framework for national and expatriate staff
  • Monitor a service contract with a lawyer specialized in Labor Law
  • Ensure all staff have been trained in MdM’s core policies
  • Supervise and/or carry out HR recruitment process
  • Manage health insurance services/contracts for national staff and their dependants
  • Deploy and monitor the evaluation schedule for all national staff
  • Advise line managers on resolving conflicts between members of staff including PSEA and corruption

Team management

  • Recruit staff under your direct or technical management
  • Ensure proper induction, capacity building and on the job training to team members
  • Develop individual action plans and proceed to regular professional evaluations of the team under your direct or technical responsibility
  • Participate in disciplinary processes
  • Define, roll out and supervise the whistleblowing policy and tools

Coordination & representation

  • Participate to the monthly mission’s situation report
  • Ensure the representation of MdM in front of donors
  • Liaise with INGOs heads of admin departments in-country and actively participate in interagency coordination meetings
  • Provide strong oversight to MdM local partner activities
  • Provide capacity building to MdM local partner in Ukraine to ensure full understanding of the financial responsibilities

CONDITIONS OF EMPLOYMENT:
Status : Employee Contract : Fixed-term contract
Duration : 6 months

Starting date: May 2, 2024
Gross monthly salary: 3 306 euros
Premium equal to one month salary paid in two instalments – minimum of 6 months seniority required
Expatriation bonus (10% gross salary per month)
Transportation cost, vaccines and visas covered
Guesthouse housing
22.5 recovery days per year
5 weeks of paid leaves per year
Health insurance (60% covered by MdM and 40% by the employee)
Insurance (repatriation…)
Médecins du Monde promotes trainings and internal mobility
As part of our measures to combat money laundering and financing of terrorism, any selected candidate may be subject to a background check on international sanctions lists (UN, the EU, France, the United States…). This information is handled confidentially and stored on a secure server. For more information on the processing of personal data throughout this process: http://bit.ly/3CSTDYO
Single posting

SKILLS AND EXPERIENCE NEEDED:

Three years’ higher education management qualification
Four years’ experience minimum (including at least two years’ experience in the international NGO field as administrator)
Experience in a conflict setting or challenging environment is an asset
Previous experience in Ukraine is a strong asset
Analyse significant discrepancies between forecasts and actual records, interpret them, contextualise them, identifying the causes and risks, warn
Adapt schedules according to priorities and unforeseen events
Understand and identify institutional donors’ cycles and procedures
Read, construct, and analyse a budget and carry out budget monitoring
Negotiation and networking skills
Ability to work under a minimum of supervision
Reactivity, anticipation, adaptability, capacity to take initiatives
Excellent Microsoft Office skills (especially Excel)
Knowledge of accountancy software
Ability to manage an HR database
Languages: English is mandatory (oral and written), knowledge of Ukrainian or Russian is an asset
You embrace the core values and support the proactive philosophy of Médecins du Monde.

TELEPHONE APPLICATIONS WILL NOT BE ACCEPTED
Médecins du Monde reserves the right to fill the vacancy before the closing date for applications.
MdM stands up for the integration of people living with disabilities and fights against discrimination.

How to apply

To apply, please click this link: http://www.jobs.net/j/JurBEzvE?idpartenaire=128



19 Comments

  • Городская химчистка tycle

    Городская химчистка: качественно, удобно, быстро

    Качественные услуги от Городской химчистки обеспечат вам устранение загрязнений на любом виде мебели. Уход за матрасами и мягкой мебелью проводится с использованием передовых технологий и безопасных средств . Специалисты gorodhim.ru помогут удалить запахи и пятна .

    Услуги химчистки для вашего дома и офиса обеспечивают выезд мастеров в удобное время . Удаление запахов и пятен с диванов выполняется в соответствии с высокими стандартами качества . Наши специалисты бережно относятся к каждой детали.

    Сервис gorodhim.ru помогает сохранить уют и гигиену в вашем доме. Обработка ковровых покрытий проходит на высочайшем уровне . Городская химчистка заботится о вашем комфорте .

  • Ваша удача ждет вас в онлайн казино, где ставки высоки.
    Получайте азарт и адреналин вместе с нами, и ощутите атмосферу азарта и волнения.
    Выберите свое любимое казино онлайн, и начните зарабатывать уже сегодня.
    Почувствуйте атмосферу настоящего казино в режиме онлайн, не тратя время на поездки.
    Ставьте на победу с нашими играми, и покажите всем, кто здесь главный.
    Насладитесь игровым процессом вместе с игроками со всех уголков планеты, и докажите свое превосходство.
    Получите бонусы и призы за активную игру, которые принесут вам еще больше радости и азарта.
    Почувствуйте свободу и возможность выбора в каждой игре, и наслаждайтесь бесконечными возможностями.
    Станьте частью казино онлайн и получите доступ к эксклюзивным играм, с минимум затрат времени и усилий.
    онлайн казино беларусь онлайн казино .

  • Идеальное остекление для балконов в Санкт-Петербурге, предложим оптимальный вариант.
    Остекление балконов и лоджий в СПб, по доступным ценам и с гарантией качества.
    Изысканное остекление балконов в Петербурге, с учетом всех пожеланий клиента.
    Надежное остекление балконов в СПб, с оригинальными комплектующими и возможностью долгосрочного сотрудничества.
    Остекление балкона под ключ в СПб, со скидками и акциями.
    остекление балконов https://balkon-spb-1.ru/ .

  • рубли в тенге конвертер валют .

    Сервис обновляет курсы валют в режиме реального времени, позволяя пользователям конвертировать тенге в рубли, доллары США и другие валюты мгновенно и без комиссии.

  • Выбор номер один – натяжные потолки в Петербурге|Экономьте на натяжных потолках в Санкт-Петербурге|Лучшие специалисты по натяжным потолкам в Петербурге|Разнообразие натяжных потолков в Петербурге|Как выбрать идеальный натяжной потолок в СПб|Уют и комфорт с натяжными потолками в СПб|Интерьерные решения с натяжными потолками в Петербурге|Идеальные потолки в Петербурге только у нас|Только проверенные потолки в Петербурге у нас|Инновационные технологии для натяжных потолков в СПб|Эффективное монтаж натяжных потолков в Петербурге|Идеальный выбор: натяжные потолки в СПб|Инновации и креативность в сфере натяжных потолков в Санкт-Петербурге|Экономьте на натяжных потолках в Санкт-Петербурге|Дизайнерские потолки в Петербурге: натяжные|Профессиональные консультации по выбору натяжных потолков в СПб|Стильные потолки в Петербурге: натяжные|Натяжные потолки в СПб: надежность и качество|Индивидуальный подход к каждому клиенту: натяжные потолки в СПб|Преимущества натяжных потолков в СПб|Технологические новинки для натяжных потолков в Санкт-Петербурге|Премиальный сервис по установке натяжных потолков в СПб|Тенденции в дизайне потолков: натяжные потолки в СПб|Оптимальный выбор: натяжные потолки в Петербурге
    изготовление натяжных потолков https://potolki-spb-1.ru/ .

  • With its Curacao license and PAGCOR legitimacy, Taya365 guarantees a fair and regulated gaming experience. Filipino players trust its transparency and dedication to ethical operations.

    taya365 slot taya365 casino login .

  • зеленый мир рабочая ссылка – зеленый мир сайт, зеленый мир даркнет

  • Ваша удача ждет вас в онлайн казино, где каждый может стать победителем.
    Получайте азарт и адреналин вместе с нами, и почувствуйте вкус победы.
    Обнаружьте свое новое казино онлайн, и начните зарабатывать уже сегодня.
    Ощутите волнение в режиме реального времени, не покидая своего уютного кресла.
    Играйте в увлекательные игры с высокими коэффициентами выигрыша, и станьте настоящим мастером азарта.
    Насладитесь игровым процессом вместе с игроками со всех уголков планеты, и станьте лучшим из лучших.
    Получите бонусы и призы за активную игру, которые сделают вашу игру еще более увлекательной.
    Ощутите азарт в каждой игре казино онлайн, и наслаждайтесь бесконечными возможностями.
    Играйте в игры, недоступные где-либо еще, буквально за несколько секунд.
    онлайн казино Казино .

  • New players at Taya365 are welcomed with a ?999 bonus, providing an exciting start to explore the platform’s variety of games. This incentive makes it easier to experience the best of Filipino online casinos.

    taya 365 taya 365 .

  • Ваша удача ждет вас в онлайн казино, где каждый может стать победителем.
    Играйте и выигрывайте вместе с нами, и получите незабываемые впечатления.
    Выберите свое любимое казино онлайн, и начните зарабатывать уже сегодня.
    Почувствуйте атмосферу настоящего казино в режиме онлайн, не покидая своего уютного кресла.
    Ставьте на победу с нашими играми, и станьте настоящим мастером азарта.
    Насладитесь игровым процессом вместе с игроками со всех уголков планеты, и докажите свое превосходство.
    Играйте и выигрывайте, получая щедрые бонусы, которые сделают вашу игру еще более увлекательной.
    Почувствуйте свободу и возможность выбора в каждой игре, и готовьтесь к бесконечным выигрышам.
    Получите доступ к уникальным играм и выигрывайте крупные суммы, сделав всего несколько кликов мыши.
    казино беларусь казино беларусь .

  • Возможности выигрыша в онлайн казино, где возможности бесконечны.
    Играйте и выигрывайте вместе с нами, и почувствуйте вкус победы.
    Сделайте свой выбор в пользу казино онлайн, и начните играть уже сегодня.
    Почувствуйте атмосферу настоящего казино в режиме онлайн, не покидая своего уютного кресла.
    Выигрывайте крупные суммы при помощи наших игр, и почувствуйте себя настоящим чемпионом.
    Играйте вместе с друзьями и соперниками со всего мира, и докажите свое превосходство.
    Играйте и выигрывайте, получая щедрые бонусы, которые увеличат ваши шансы на победу.
    Почувствуйте свободу и возможность выбора в каждой игре, и готовьтесь к бесконечным выигрышам.
    Станьте частью казино онлайн и получите доступ к эксклюзивным играм, сделав всего несколько кликов мыши.
    казино беларусь казино беларусь .

  • solana drainer – crypto drainer download, buy crypto drainer

  • Следующая страница Брови

Leave a Reply