Venezuela: Auxiliar Administrativo y Logístico (Caracas)

La Cruz Roja Venezolana (CRV) es una organización humanitaria, de carácter voluntario, que forma parte del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Medialuna Roja. Su compromiso es prestar ayuda en todo momento y en todo lugar, promoviendo el bienestar integral de las comunidades para que sean menos vulnerables, con basamento en sus Principios Fundamentales: Humanidad, Neutralidad, Imparcialidad, Independencia, Voluntariado, Unidad y Universalidad; y sus valores humanitarios, como el respeto a la dignidad de la persona, la solidaridad, la no discriminación, movilizando con eficiencia, mística y calidad su capital humano, conformado por su personal voluntario.

Si deseas formar parte del equipo y hacer la diferencia, te invitamos a sumarte.

¿Cómo puedes hacer la diferencia? Funciones claves / Responsabilidades

El/La Auxiliar Administrativo y Logístico tendrá como responsabilidad principal Apoyar a la oficial de finanzas de la Cruz Roja Alemana y a la coordinación técnica nacional en la gestión eficiente y oportuna de los procesos administrativos, logísticos, de inventarios y compras, asegurando la provisión adecuada de bienes y servicios requeridos por los proyectos y el funcionamiento general de la oficina. Esto incluye garantizar la calidad de la información, el análisis costo-beneficio y el cumplimiento de los procedimientos establecidos, promoviendo una administración eficiente y transparente de los recursos, en línea con las políticas de la Cruz Roja Venezolana, la Cruz Roja Alemana y los donantes. Será el/la encargado(a) de:

El/La Auxiliar Administrativo tendrá las siguientes funciones principales:

• Apoyar en la elaboración, digitalización, refrenda y archivo físico/digital de reportes de gastos de los proyectos.
• Custodiar y organizar archivos administrativos e informes de gastos generados por la ejecución de los proyectos.
• Reportar novedades cuando la documentación presentada no cumpla con los requerimientos establecidos.
• Apoyar al Oficial de Compras en el registro, control y actualización de inventarios, garantizando la exactitud de la información.
• Apoyar en la recopilación de documentación para misiones y actividades vinculadas a los proyectos.
• Gestionar el flujo de pagos, incluyendo la validación de actas de entrega y facturas, en coordinación con el área financiera.
• Apoyar en inventarios físicos periódicos, elaborando reportes que identifiquen discrepancias y acciones correctivas.
• Verificar actas de entrega de insumos enviados a las filiales de la CRV.
• Gestionar requerimientos de bienes y servicios en coordinación con las áreas solicitantes, asegurando el cumplimiento de los estándares de compra.
• Solicitar cotizaciones por teléfono, correo electrónico o convocatoria, según corresponda.
• Documentar y reportar novedades en la entrega de bienes y servicios, asegurando una resolución oportuna.

Reporte
El/La Auxiliar Administrativo le reportará al Oficial de Finanzas de apoyo a Cruz Roja Alemana.

Viajes
Debe tener disponibilidad para viajar por el país.

Equipos
Es altamente deseable que cuente con equipos suficientes para el desempeño de su función de manera remota: laptop y/o computadora, buena conexión a Internet, entre otros.

Lugar de trabajo
Caracas, con posibilidad de viajar a otros lugares del país donde se implemente el proyecto.

Para calificar como un constructor del sistema humanitario venezolano deberás cumplir con los siguientes requisitos:

• Título universitario o TSU en Administración, Logística o Contaduría; también se considerará otra formación académica con experiencia comprobada en compras.
• Mínimo dos (2) años en planificación, seguimiento y análisis presupuestal de proyectos, preferiblemente en el ámbito humanitario o de desarrollo.
• Experiencia comprobada en elaboración de informes financieros para donantes internacionales, conciliación de saldos en múltiples monedas y cumplimiento de lineamientos financieros de organismos internacionales.
• Mínimo un (1) año gestionando pagos a proveedores, nóminas y gastos operativos.
• Experiencia mínima de un (1) años trabajando en equipos multidisciplinarios, colaborando con áreas de logística, compras y operaciones.
• Experiencia en logística y/o compras, incluyendo coordinación con proveedores, gestión de adquisiciones y control de inventarios vinculados a proyectos.
• Producción de informes narrativos y financieros.
• Excelentes habilidades de redacción y comunicación.
• Manejo de paquetes informáticos (Office, Adobe, etc.).
• Habilidades analíticas y orientación a soluciones.
• Atención al detalle y cuidado en la ejecución de tareas.
• Capacidad para trabajar en equipo multicultural y bajo presión.
• Discreción, neutralidad y confidencialidad.
• Interés en trabajar en un entorno humanitario e internacional.

Solo una corta lista de candidatos/as será contactada para avanzar a la siguiente fase del proceso de selección. Se solicitará conversar con los reportes directos / line managers anteriores antes de proceder a las entrevistas.