Antecedentes de la organización
Johanniter Unfall Hilfe e.V.
Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. (www.thejohanniter.org) es una organización no gubernamental alemana que presta ayuda en el campo de los primeros auxilios, servicio de ambulancias, programas de servicios sociales y otros proyectos en el ámbito médico y social. La sede se encuentra en Berlín. Johanniter International Assistance (JIA) es la unidad operativa de ayuda humanitaria, cooperación al desarrollo y ayuda de emergencia, que ejecuta y apoya proyectos de salud, medios de subsistencia, preparación y respuesta a emergencias. JUH tiene proyectos en 20 países de África, Asia y América Latina.
Proyecto objeto de la auditoría
Nombre del proyecto: “Raíces y semillas: Madres, adolescentes y jóvenes accediendo a servicios de SSR y VBG en Ecuador y Colombia”
Donante: Aktion Deutschland Hilft (ADH)
Socios del Proyecto: Federación de Mujeres de Sucumbíos (FMS) – Ecuador
Asociación Profamilia – Colombia
Periodo del proyecto:
Federación de Mujeres de Sucumbíos: 15.05.2024 a 14.08.2025
Asociación Profamilia: 15.05.2024 al 31.07.2025
Duración del proyecto:
Federación de Mujeres de Sucumbíos: 15 meses
Asociación Profamilia: 14 meses
Presupuesto total del proyecto: FMS: EUR 149.352,94
Profamilia: EUR 134.620,95
JUH: EUR 110.300,46
TOTAL EUR 394.274,35
Descripción de los informes financieros que deben auditarse
El informe a auditar se denomina Informe de Utilización de Gastos de Presupuesto vs. Real, Estado de Ingresos y Gastos con narrativas. Estos informes son preparados por la organización socia utilizando MS Excel o cualquier otro software de contabilidad apropiado.
Servicios de auditoría requeridos
- Se solicitará a una empresa auditora que realice una auditoría en la Organización asociada
- La auditoría se llevará a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría
- El período de auditoría abarca desde:
- Federación de Mujeres de Sucumbíos: 15.05.2024 a 14.08.2025
- Asociación Profamilia: 15.05.2024 al 31.07
- La muestra de comprobantes controlados debe cubrir un mínimo del 30% del valor total de la transacción.
- La auditoría debe garantizar que se incluyen en la muestra todas las categorías de costes, como a) adquisiciones, b) gastos de personal, c) gastos de viaje, gastos de formación, etc.
- El alcance de la auditoría será el siguiente:
- Determinar si los fondos del donante pueden identificarse por separado de la financiación de otros donantes y si los registros de ingresos y gastos se mantienen por separado.
- Confirmar si los informes financieros presentados por los socios FMS y Profamilia, así como los de JUH son precisos.
- Determinar si la capacidad de gestión financiera y los sistemas financieros y mecanismos de control interno dentro de la organización son adecuados para gestionar los fondos previstos en el programa.
- Garantizar que los procedimientos financieros se ajustan a la política financiera del donante ADH.
- Si procede, indique si el socio ha gastado fondos propios del proyecto para llevarlo a cabo o hacer un seguimiento de la situación de las medidas de gestión acordadas en auditorías anteriores.
- Enfoque de auditoría
El trabajo de los auditores debe incluir pruebas suficientes para establecer si:
- Existe un sistema de control presupuestario adecuado para supervisar periódicamente (preferiblemente mensual y trimestralmente) los gastos reales con respecto a las líneas presupuestarias y adoptar medidas correctoras eficaces en caso necesario, con una adecuada separación de funciones en el mantenimiento y la revisión de las cuentas y la realización de conciliaciones.
- Los gastos de los fondos de los donantes gestionados por el socio se han desembolsado y utilizado de conformidad con las directrices del donante y otros acuerdos pertinentes, y sólo para el fin para el que se proporcionaron los fondos (el donante debe proporcionar directamente a los auditores la confirmación del importe de los fondos desembolsados y los saldos pendientes).
- Los bienes y servicios financiados con fondos de donantes se han adquirido de conformidad con los acuerdos de financiación pertinentes y teniendo debidamente en cuenta las directrices de contratación acordadas por el donante o la
- Los inventarios y registros de activos son completos y precisos y la existencia y propiedad de los activos y existencias se verifica periódicamente mediante controles físicos para garantizar que se utilizan para los fines previstos del proyecto.
- Se han conservado todos los documentos justificativos, registros y cuentas necesarios con respecto a todas las operaciones del proyecto, incluidos los gastos comunicados al donante. Deben existir vínculos claros entre los libros de contabilidad y los informes presentados a los donantes.
- Los registros de las transacciones incluyen información precisa sobre las variaciones de los tipos de cambio, cuando procede.
- El gasto de los fondos del proyecto se ha aprobado al nivel correcto de autoridad delegada. Esto incluye la aprobación inicial para incurrir en gastos y el pago de reclamaciones, facturas, salarios, dietas y cualquier otro gasto con cargo al presupuesto del proyecto.
- Una visita sobre el terreno al emplazamiento del proyecto para comprobar si el fondo se ha utilizado eficazmente y si los gastos declarados en el informe justifican el trabajo realizado sobre el terreno.
Informe de auditoría y carta de gerencia.
Informe de auditoría
El informe de auditoría debe indicar claramente la opinión del auditor. Debe incluir al menos lo siguiente:
- Una opinión clara sobre la gestión del proyecto y el cumplimiento del acuerdo de financiación con el donante ADH y JUH.
- Que se trata de un informe con fines especiales para el donante ADH.
- Las normas de auditoría aplicadas
- Periodo cubierto por el dictamen
- Si el estado de gastos de este proyecto se presenta de forma adecuada y fiel. Los desembolsos efectuados se ajustan a la finalidad para la que se han asignado fondos al proyecto;
- Una declaración sobre la población total de comprobantes y cómo se eligió la muestra auditada.
- Además de una opinión sobre el estado financiero del proyecto, el informe debe incluir un párrafo aparte en el que se comente la exactitud y corrección del gasto de la financiación del donante ADH y la medida en que el donante ADH puede confiar en los informes financieros del socio como base para los desembolsos de financiación.
El borrador del informe de auditoría deberá remitirse a Johanniter International Assistance el 05 de septiembre del 2025 y el informe de auditoría firmado se remitirá a Johanniter International Assistance el 12 de agosto del 2025.
Carta de gestión
La carta de gestión debe abarcar los siguientes temas/cuestiones:
- Una revisión general del progreso y la puntualidad del proyecto en relación con los hitos de progreso y la fecha de finalización prevista, que deben figurar en el documento del proyecto o en el Plan de Trabajo Anual (PTA). No se trata de determinar si se han cumplido pactos específicos relativos a criterios de rendimiento o resultados concretos.
- Una evaluación del sistema de control interno del proyecto con el mismo énfasis en (i) la eficacia del sistema para proporcionar a la dirección del proyecto información útil y oportuna para la correcta gestión del proyecto y (ii) la eficacia general del sistema de control interno para proteger los activos (si los hubiera) y los recursos del proyecto.
- Proporcionar comentarios y observaciones sobre los registros, sistemas y controles contables examinados durante la auditoría
- Identificar deficiencias específicas y áreas de debilidad en los sistemas y controles y hacer recomendaciones para su mejora.
- Informar sobre el grado de cumplimiento del convenio de financiación y formular observaciones, en su caso, sobre las cuestiones internas y externas que afecten a dicho cumplimiento.
- Dar una opinión sobre el potencial de fraude y corrupción en la ejecución del proyecto, y proporcionar detalles de cualquier incidente real de fraude o corrupción durante el período examinado y el valor de las posibles pérdidas.
Estados financieros del proyecto
- Los estados financieros del proyecto deben incluir:
- Un Resumen de Fuentes y Usos de Fondos que muestre las fuentes del donante ADH / JUH y fondos de contrapartida por separado y los usos de los fondos por categoría de desembolso.
- Un Estado de Utilización de Fondos por Actividad del Proyecto que muestre los gastos del proyecto bajo cada uno de los epígrafes de los componentes y subcomponentes principales del proyecto
- Una nota separada de cualquier gasto no subvencionable identificado durante la revisión
- Como anexo a los estados financieros del proyecto, el auditor debe preparar una conciliación entre las cantidades que el proyecto ha recibido del donante ADH / JUH y las que el JUH ha confirmado que ha desembolsado. Como parte de dicha conciliación, el auditor deberá indicar el mecanismo del desembolso, por ejemplo, reembolso directo/indirecto, gastos directos/indirectos…
Certificado de auditoría
- Una copia del certificado de auditoría de la empresa auditora designada para garantizar la acreditación profesional.
PERIODOS Y LUGARES DE EJECUCION DE LA AUDITORIA
Las auditorías externas anuales se llevarán a cabo de la siguiente manera:
N° de la auditoria: 1
Periodo a cubrir: 15.05.2024 – 14.08.2025 (FMS), 15.05.2024 al 31.07.2025 (Aso. Profamilia)
Lugar: Comunidades rurales y urbanas de la provincia de Sucumbíos (ECU) y sede de Profamilia en Bogotá (COL).
Planificado para: 18.08.2025 al 05.09.2025
Reporte final consolidado que abarca el periodo completo del proyecto: 15.05.2024 – 14.08.2025
Además, se espera al menos una visita al campo en la zona de intervención (Provincia de Sucumbíos y sede Profamilia Bogotá).
INFORMES A ENTREGAR
La empresa auditora debe entregar reporte final consolidado a la JUH, según los requerimientos establecidos en estos términos de referencia.
How to apply
PRESENTACION Y RECEPCIÓN DE OFERTAS
Se debe presentar una propuesta técnica y económica. La propuesta técnica debe incluir informaciones sobre la experiencia y trayectoria de la empresa auditora, indicar también si se encuentra en los dos países: Ecuador y Colombia, así como ejemplos de relevantes clientes (sector privado/ publico). La propuesta económica debe incluir un presupuesto desglasado por: (1) gastos de honorarios, (2) gastos de movilización (transporte, hospedaje, alimentación), (3) materiales y otros insumos (si aplica), (4) impuestos y otra deducción aplicable.
La fecha límite de recepción de la oferta (propuesta técnica y económica) será el 15 de julio del 2025. La propuesta deberá ser acompañado por:
- Propuesta técnica y económica
- RUC de la Empresa Auditora
- Currículum vitae del auditor principal (y los colaboradores, de ser el caso),
- Carta de invitación enviada con firma y fecha de recepción del documento.
Las empresas auditoras interesadas deberán enviar sus ofertas a la siguiente dirección de correo electrónico hasta el día 31 de julio del 2025:
francisco.jacome@thejohanniter.org; deyssy.tovar@thejohanniter.org
CRITERIOS DE SELECCIÓN
El equipo técnico de JUH y sus socios locales evaluarán las ofertas, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Documentación solicitada: 10%
- Propuesta técnica: 30%
- Experiencia y trayectoria: 20%
- Oferta económica presentada: 40%