Coordinador de Logística – Compras

Objetivo del ROL

El Coordinador de logística de Compras es responsable de realizar la coordinación general e implementación de rutinas, sistemas y procedimientos de Compras. Este rol debe coordinar la planificación y gestión operativa en las compras, incluida la adhesión total de compras ª políticas internas en Medical Teams y reglas de donantes para el programa en Colombia. Así como garantizar junto con el Gerente de Operaciones y Soporte la adecuada implementación de las políticas y estándares de Medical Teams International en Colombia y de los requisitos de nuestros donantes, acorde con la legislación laboral colombiana vigente.

Esta posición brinda apoyo directo al Gerente de Operaciones y Soporte, y al área de logística a nivel nacional en alineación con la ley laboral de colombia.

Responsabilidades Generales:

• Asegurar el cumplimiento de las políticas, herramientas, manuales SOPs y directrices del Medical Teams y requisitos del donante.
• Implementar los sistemas y procedimientos logísticos de Medical Teams para Colombia, en lo correspondiente a Compras.
• Coordinar oportunamente la planificación operativa y la gestión de compras entre los responsables locales y los equipos de programa.
• Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte y el archivo adecuado de los documentos
• Asegurar la adherencia a las políticas y reglas sobre compras y logísticas (especificamente FOM 13) en las rutinas y procedimientos de Medical Teams.
• Proveer capacitaciones y soporte a los Oficiales y Staff con responsabilidades en procesos de compras y contratación, así como al Staff solicitante de los programas.
• Asegurar la implementación del código de conducta, verificación de antecedentes en cuanto a corrupción, capacitaciones bajo su responsabilidad y proporcionar un enfoque antifraude, transparencia y costo eficiencia en todos los procesos.
• Coordinar la evaluación del mercado dentro del alcance y la solicitud de los equipos de programas.
• Completar informes regulares sobre compras y logísticas.

Responsabilidades Específicas:

• Mantener unificadas y actualizadas la Base de datos de la logística entre otras la Base de Datos de proveedores de cada regional, la Base de Datos de Contratos, Waivers e investigación de antecedentes.
• Participar en la selección de los proveedores a nivel nacional y fijar criterios para mantener una base de datos de proveedores apropiada de acuerdo con los criterios internos de Medical Teams International.
• Entrenar y apoyar de personal de logística, incluida la participación en entrevistas para la contratación y el desempeño para el área de compras.
• Responsable de la revisión de Calidad de Procedimientos de compra en las regionales incluyendo la revisión sin aviso de los trackers de las oficinas.
• Proporcionar apoyo operativo al plan de compras de cada regional, coordinando y alineando los procesos para su ejecución.
• Responsable de la línea técnica que permita mantener actualizado el tracker de Compras de todas las oficinas en Colombia.
• Verificar constantemente los planes de compra y gestión de compras para asegurarse de que se está ejecutando de manera adecuada, enviar retroalimentación oportuna en coordinación con el Gerente de Operaciones y Soporte a todas las oficinas. Mantener actualizados los Anexos y formatos de Compras en el canal Teams.
• En coordinación con el Gerente de Operaciones y Soporte, es responsable del seguimiento mensual de los planes de compra de las regionales.
• Apoyar al Gerente de Operaciones y Soporte, en la actualización y socialización de SOPs (Procedimientos Operativos Estándar).
• Apoyar al gerente de operaciones y soporte en la atención de auditorías en lo referente a Compras.
• Apoyar a las gerencias de programas en la presentación de informes a Donantes en lo que corresponde a la gestión compras.
• Participar en las reuniones de planificación y seguimiento de nuevos proyectos.
• Proporcionar a los programas información del catálogo de Bienes y servicios para el presupuesto de proyectos (por ejemplo, los precios de los artículos que se compran de acuerdo con estudios de mercado).
• Coordinar con el Gerente de Finanzas para garantizar que todos los procesos y formularios de adquisiciones y finanzas sean complementarios y claros para todo el personal.
• Responsable del inventario de equipos y activos y de su respectivo seguimiento mediante el tracker, y la correcta utilización de sus formatos en caso de ser requerido por el gerente de línea.

Otras responsabilidades:

• El empleado también tiene como obligación la ejecución de las funciones inherentes al cargo de Coordinador de compras, así como la ejecución de las tareas ordinarias y anexas al cargo mencionado, y cualquier otra actividad no mencionada en esta descripción de cargo de acuerdo con las instrucciones impartidas en particular por el superior jerárquico o por cualquier representante designado por el empleador, siempre que dicha situación corresponda con una situación objetiva.
• Facilitar el cumplimiento de los protocolos de seguridad en la oficina.
• Trabajar junto con el equipo de RRHH para garantizar que los incidentes de seguridad o abuso de las políticas anteriores se informen a través de los sistemas establecidos.
• Garantizar la salvaguarda de los participantes y empleados del programa mediante la promoción de un entorno de concienciación y el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta de los Equipos Médicos en materia de protección contra la explotación y el abuso sexuales, protección de menores y adultos vulnerables, y políticas de ausencia de acoso en el lugar de trabajo. Los titulares se mantendrán alerta y responderán a cualquier riesgo de salvaguardia de niños y adultos, adquirirán conocimientos y aptitudes pertinentes que les permitan promover prácticas de salvaguardia sólidas, comprenderán la política y los procedimientos de salvaguardia de niños y adultos, y se comportarán de manera coherente con la política de salvaguardia de niños

Educación y Certificaciones

Profesional o tecnólogo en Administración de Empresas, negocios internacionales o similares, es deseable para esta posición conocimiento de la cadena de suministros.

Experiencia

Se requiere un mínimo 4 años de experiencia en áreas de logística concerniente a compras.

• Experiencia de trabajo con ONG internacionales es preferible.
• Experiencia en ambientes en trabajos bilingüe es una ventaja.
• Experiencia en trabajo con voluntarios.
• Conocimiento sobre las propias habilidades / perfil de liderazgo

Conocimiento , Competencias y Habilidades

Conocimiento

• conocimiento de la cadena de suministros.
• Conocimientos Intermedios de la legislación laboral colombiana.

Habilidades

• Dominio de paquete office (Microsoft Word, Excel, Outlook y teams)
• Habilidades intermedias de inglés (escrito y hablado)
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación

Competencias

• Adaptación al cambio
• Orientación al detalle
• Comunicación asertiva
• Confidencialidad de la información altamente sensible.
• Capacidad para apoyar a Medical Teams International y adherirse al Código de Conducta y políticas locales
• Priorización de tareas
• Capacidad de negociación
• Gestión de personal
• Escucha activa