JEFE DE PROYECTO MULTIAFECTACION

Ejecución del mandato y la estrategia de Humanidad e Inclusión en los departamentos del Cauca y Nariño para el proyecto multiafectacion. Es responsable de la ejecución de su proyecto. Articulación con autoridades locales, planificación e implementación operativa, seguimiento a procesos de calidad, acompañamiento psicosocial, informe de PMBOX, ejecución de presupuesto y aseguramiento de la gestión logística.

Contribuye a la ejecución del mandato y la estrategia de Humanity and Inclusion en los departamentos del Cauca y Nariño para el proyecto multiafectación. Es responsable de la ejecución de su proyecto. En este marco, cumpla con los objetivos establecidos interna y externamente, con óptica de mantener la calidad requerida por HI y el impacto deseado con los beneficiarios y la articulación con las autoridades locales y otros actores presentes en el territorio.

Responsabilidades

Misión 1: Implementación operacional – asegurar el alcance medible de los objetivos establecidos para los proyectos bajo responsabilidad dentro del marco de los requisitos internos y externos

Responsabilidad 1: Asegurar la implementación de los proyectos bajo responsabilidad, conforme a las propuestas de proyecto y los presupuestos asignados

• Dirigir la estrategia de intervención de los proyectos bajo responsabilidad, definiendo en detalle las actividades del proyecto con el fin de lograr los objetivos definidos.
• Asegurar la planificación de operaciones, de acuerdo con los estándares de calidad y técnicos internos y externos, si aplica junto con los socios del proyecto.
• Rellenar y hacer seguimiento a la herramienta interna de HI de planificación, seguimiento y calidad de proyecto – Project Manager BOX.

Responsabilidad 2: Asegurar que la implementación de los proyectos bajo responsabilidad cumpla con los marcos internos y externos existentes

• Aplicar y rellenar la guía de gestión de proyectos del programa vinculados a la política de Planificación, Seguimiento y Evaluación y el referencial de calidad.
• Implementar las políticas transversales internas institucionales dentro de los proyectos, en particular el marco de salvaguarda y la política institucional de Edad-Género-Discapacidad.
• Asegurar el cumplimiento de los estándares y normas técnicas globales mediante la comunicación y la participación de los especialistas técnicos y asesores con experiencia en los temas de los proyectos.
• Asegurar el cumplimiento de los términos de la propuesta de proyecto (contrato) y las normas aplicadas por el organismo u organismos de financiación del proyecto.

Responsabilidad 3: Acompañar técnicamente al socio en la implementación de las actividades en relación al acompañamiento psicosocial en el marco del proyecto

• Planificación acompañamiento
• Diseño de los talleres
• Formación al socio y a las promotoras
• Acompañamiento en terreno

Responsabilidad 4: Asegurar el monitoreo, la evaluación, la rendición de cuentas y el aprendizaje del proyecto

• Hacer seguimiento de las actividades, y logro de indicadores en base al marco lógico y proponer ajustes o mejoras para alcanzar objetivos.
• Poner al día la PM BOX al menos de forma cuatrimestrales.
• Organizar y liderar revisiones inter-servicio de proyecto cuatrimestrales.
• Desarrollar e implementar el plan de evaluación de los proyectos.
• Garantizar que el proyecto rinda cuentas a las partes interesadas locales.
• Garantizar el aprendizaje de los proyectos, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas de proyectos anteriores similares, siguiendo las recomendaciones formuladas a lo largo del proyecto (de evaluaciones, misiones de apoyo, auditorías, etc.) y aprovechando los conocimientos adquiridos.
• Recopilar, desarrollar y formalizar herramientas y métodos desarrollados dentro del marco del proyecto.
• Asegurar la colecta de estudios de caso/historias de vida.
• Llevar a cabo al menos una sesión de lecciones aprendidas/mejores prácticas al final del proyecto y documentar los resultados según lo solicitado en la política de M&E de HI.

Responsabilidad 5: Asegurar la ejecución de los presupuestos de los proyectos de forma planificada, según los procedimientos internos y los requisitos externos

• Realizar los gastos y gestionar las líneas presupuestarias específicas de la actividad del proyecto de acuerdo con la delegación que recibió sobre la base del cuadro de la delegación de firma del programa
• De acuerdo con la plantilla proporcionada por las finanzas, apoyar la planificación y seguimiento presupuestal mensual para la locación.
• Proponer modificaciones necesarias de presupuesto.
• Autorizar y codificar pagos de compras con uso del formato adecuado.
• Elaborar planes de compras anuales y por donante en base al presupuesto.

Responsabilidad 6: Asegurar la gestión logística de los proyectos, según los procedimientos internos y los requisitos externos

• Elaborar pedidos de compras en base al plan de aprovisionamiento.
• Asegurar la solicitud de adquisición de los equipamientos y herramientas requeridas, respetando los procedimientos logísticos y administrativos.
• Con apoyo del equipo logístico, asegurar el buen uso y almacenamiento adecuado de las herramientas y equipamientos de sus equipos.
• Asegurar la visibilidad de HI y de los donantes pertinentes en todos los equipamientos, dotaciones, bienes, vehículos y lugares de trabajo del proyecto según las indicaciones de HI y del donante.

Responsabilidad 7: Asegurar la gestión del proyecto en asociación con socios, y velar a su apropiación.

• Elaborar y monitorear acuerdos con los socios de los proyectos.
• Organizar y liderar comités de revisión de proyectos con los socios y enlaces comunitarios.
• Proporcionar apoyo y asesoramiento técnico a los socios locales y personal de HI, dentro de un plan de fortalecimiento institucional.
• Facilitar el comité directivo, técnicos y/o operacionales de los proyectos según necesidad.

Responsabilidad 8: Garantizar la gestión de datos del proyecto

• Garantizar que en los proyectos se cuenten con los instrumentos adecuados de recopilación y gestión de datos.
• Garantizar que los datos relacionados con el proyecto se recopilen y recopilen en la base de datos del proyecto.
• Llevar a cabo controles periódicos y realizar las correcciones necesarias en la base de datos de actividades.
• Asegurar el archivado de los documentos de los proyectos.

Responsabilidad 9: Coordinar los equipos involucrados en los proyectos bajo responsabilidad

• Facilitar las reuniones de coordinación con su equipo directo y los demás servicios.
• Colaborar y coordinar con los servicios pertinentes internos, especialmente logística, RH, finanzas y especialistas técnicos.
• Articular un máximo las actividades con otras operaciones en los territorios de implementación para lograr una sinergia, complementariedad y mayor impacto.

Responsabilidad 10: Reportar sobre los proyectos bajo responsabilidad, según los requisitos internos y externos

• Asegurar que las informaciones sobre el proyecto y sus logros son documentados, reportados, evaluados y capitalizados para su uso interno y externo.
• Elaborar informes internos semanales y mensuales de las actividades,
• Apoyar con la elaboración de informes internos, a las autoridades y a los donantes según necesidad, dentro de los tiempos necesarios.

Responsabilidad 11: Contribuir a la comunicación externa de los proyectos bajo responsabilidad

• Contribuir a la influencia externa de HI participando en redes y espacios pertinentes, definidos junto con el gerente de operaciones, también para la identificación de oportunidades así como para asegurar las alineaciones técnicas y sectoriales.
• Comunicar sobre el proyecto interna y externamente (a socios, autoridades, donantes y otros actores del sector) según las necesidades establecidas, con apoyo de la oficial de comunicaciones.

Responsabilidad 12: Gestión de la seguridad y de los riesgos laborales

• Mantenerse informado de las condiciones de seguridad en las zonas de operación, a través de consultas con miembros de la comunidad (en particular el enlace comunitario), autoridades locales, policita y militares y facilitando los análisis de terreno por parte del asesor nacional de seguridad.
• Transmitir las condiciones de seguridad y las precauciones que se deben respetar a los equipos, asegurando que se respeten las instrucciones de la dirección de HI.
• Si aplica, apoyar la elaboración de un plan de seguridad adaptado a la locación, liderado por el asesor de seguridad.
• De acuerdo a las instrucciones recibidas de la responsable de recursos humanos, aplicar las medidas necesarias para respetar las normas nacionales y de HI que tienen como objetivo disminuir los riesgos laborales.
• Informar o consultar de forma oportuna al asesor de seguridad, al responsable de recursos humanos y al gerente de operaciones en casos de duda, evento, incidente o accidente, según lo establecido por la dirección de HI.
• Participar activamente en la investigación de accidentes e incidentes.

Misión 2: Liderazgo & gestión de personal – asegurar que el personal bajo su responsabilidad logre su mayor rendimiento y bienestar en el trabajo

Responsabilidades:

• Ser un líder como un modelo a seguir: encarnar los valores de HI a diario, en particular de acuerdo con las 11 competencias del Manager 2.0 definidas por la organización
• Ser un líder como un coach: entender la estrategia, hacerla explícita, traducirla en objetivos operativos para su equipo, liderar los cambios necesarios. Dar sentido a cada acción de gestión. Fomentar los intercambios de prácticas inter e intradepartamentales. Fomentar la innovación y la toma de riesgos.
• Ser un líder operacional: organiza la gestión operativa de su equipo, estructura el trabajo en torno a los procesos identificados, orienta el rendimiento y facilita la resolución de problemas.
• Ser un primer punto focal administrativo/RRHH para su equipo: contribuir al desarrollo de su personal, creando las condiciones para su compromiso, profesionalidad y apego a HI. Asegurar el cumplimiento del código de conducta y las políticas institucionales, la mentalidad y el comportamiento individual y colectivo esperado.

Tareas principales:

• Aplicar e identificar el alcance de los 4 objetivos y 11 comportamientos de un manager dentro de HI, según el enfoque “manager 2.0”.
• Implicarse en las contrataciones para los miembros de sus equipos.
• Establecer los objetivos anuales del personal bajo su cargo y asegurar que los equipos bajo su cargo las establezcan.
• Llevar a cabo evaluaciones anuales del personal bajo su cargo y asegurar que los equipos bajo su cargo las realicen.
• Atender a las necesidades de los equipos bajo su gestión.
• Asegurarse de que los equipos, socios y consultores conocen, entienden, aplican y respetan las políticas institucionales de HI.
• Reportar faltas/infracciones del personal a la dirección de HI y participar a procesos disciplinares.

Misión 3: Contribución estratégica

Responsabilidades:

• Contribuir a la implementación de la estrategia del programa/ (StratOp)
• Contribuir a la definición y gestión de temas comunes de interés en la zona
• Contribuir a desarrollo de propuestas de proyecto pertinentes en la zona y en los que HI tiene un valor añadido.

Tareas principales:

• Participar en talleres estratégicos, temáticos y de planificación de HI.
• Dar aportes para el desarrollo de propuestas de proyecto.
• Dar aportes para la definición, gestión y solución de temas comunes

Misión 4: Preparación y respuesta ante emergencias

Responsabilidades:

• Apoyar las acciones de preparación para emergencias
• En caso de emergencia, reorganizar las prioridades de su equipo de acuerdo con la prioridad humanitaria, con el fin de garantizar una respuesta rápida y eficiente por parte de HI.

Tareas principales:

• De acuerdo con el Plan de Respuesta de Emergencia definido para Colombia, implementar las acciones necesarias en caso de emergencia.
• Apoyar la implementación de la Medidas Mínimas de Preparación ante Emergencias así como otra acciones relacionadas.
• Contribuir a la actualización y mejora del Plan de Respuesta de Emergencia.