Venezuela: Asistente Administrativo de Proyecto (Caracas)

La Cruz Roja Venezolana (CRV) es una organización humanitaria, de carácter voluntario, que forma parte del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Medialuna Roja. Su compromiso es prestar ayuda en todo momento y en todo lugar, promoviendo el bienestar integral de las comunidades para que sean menos vulnerables, con basamento en sus Principios Fundamentales: Humanidad, Neutralidad, Imparcialidad, Independencia, Voluntariado, Unidad y Universalidad; y sus valores humanitarios, como el respeto a la dignidad de la persona, la solidaridad, la no discriminación, movilizando con eficiencia, mística y calidad su capital humano, conformado por su personal voluntario.

Si deseas formar parte del equipo y hacer la diferencia, te invitamos a sumarte.

¿Cómo puedes hacer la diferencia? Funciones claves / Responsabilidades

El/La Asistente Administrativo de Proyecto tendrá como responsabilidad principal apoyar a la coordinación financiera y logística en la gestión eficiente y transparente del proyecto asignado, asegurando la ejecución presupuestal y operativa con calidad. Esto incluye el monitoreo, análisis y cumplimiento de procedimientos, así como la adecuada administración de recursos financieros y humanos, provisión oportuna de bienes y servicios, y la generación de informes financieros y técnicos que respalden la toma de decisiones estratégicas, en línea con los lineamientos institucionales y de los donantes. Adicionalmente, deberá apoyar al Oficial de Administración en la organización de documentos financieros y contables, y colaborar con el Oficial de Logística en el proceso de compras, organizando la información correspondiente a las adquisiciones del proyecto, manteniendo comunicación con proveedores, y garantizando la entrega y registro en inventario de los bienes y suministros específicos para las actividades del proyecto.

Será el/la encargado(a) de:

• Apoyar al Oficial de Administración en la organización y archivo de documentos financieros y contables del proyecto.
• Apoyar al Oficial de Logística en el proceso de compras, organizando la información de adquisiciones, manteniendo comunicación con proveedores y verificando la entrega de bienes y servicios conforme a las especificaciones.
• Elaborar informes financieros interinos y reportes de rendición de cuentas para donantes y la coordinación financiera de la Sociedad Nacional.
• Revisar, consolidar y validar justificativos de gastos y facturas efectuados por coordinadores y personal de las filiales, asegurando su conformidad con los lineamientos institucionales y de los donantes.
• Gestionar y monitorear los valores transferidos a las seccionales para la ejecución de proyectos, confirmando una ejecución mínima del 80% antes de solicitar nuevos fondos.
• Coordinar con las áreas de compras y logística para verificar pagos a proveedores y garantizar la correcta codificación y registro de las adquisiciones.
• Monitorear la solicitud y ejecución de pagos de nómina del personal nacional de proyectos, asegurando su cumplimiento en tiempo y forma, incluyendo la incorporación de nuevo personal al sistema de pagos.
• Hacer seguimiento al plan de compras junto con el Oficial de Finanzas y el Oficial de Logística, asegurando el cumplimiento de los tiempos y procedimientos establecidos.
• Asegurar el pago oportuno de servicios y gastos operativos de las sedes, así como la adquisición de materiales de oficina y suministros vinculados a las actividades del proyecto.
• Mantener actualizada la documentación digital y física relacionada con compras, inventarios y justificativos de gastos, garantizando la trazabilidad de la información.
• Solicitar documentación faltante a las áreas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los procesos administrativos y financieros.
• Coordinar con equipos administrativos, financieros, logísticos y operativos para asegurar la correcta ejecución de actividades y la entrega oportuna de bienes y servicios.
• Facilitar reuniones de seguimiento con donantes, equipos internos y aliados estratégicos para la gestión y control de fondos y adquisiciones.
• Apoyar en el monitoreo y control de la ejecución mensual del proyecto, identificando desviaciones y proponiendo medidas correctivas relacionadas con la gestión logística y financiera.

Reporte
El/La Asistente Administrativo de Proyecto le reportará al Oficial de Finanzas y Oficial de Logística del proyecto.

Viajes
Debe tener disponibilidad para viajar por el país.

Equipos
Es altamente deseable que cuente con equipos suficientes para el desempeño de su función de manera remota: laptop y/o computadora, buena conexión a Internet, entre otros.

Lugar de trabajo
Caracas, con posibilidad de viajar a otros lugares del país donde se implemente el proyecto.

Para calificar como un constructor del sistema humanitario venezolano deberás cumplir con los siguientes requisitos:

• Título universitario en Administración, Logística o Contaduría; también se considerará otra formación académica con experiencia comprobada en compras.
• Mínimo tres (3) años en planificación, seguimiento y análisis presupuestal de proyectos, preferiblemente en el ámbito humanitario o de desarrollo.
• Experiencia comprobada en elaboración de informes financieros para donantes internacionales, conciliación de saldos en múltiples monedas y cumplimiento de lineamientos financieros de organismos internacionales.
• Mínimo dos (2) años gestionando pagos a proveedores, nóminas y gastos operativos.
• Experiencia mínima de dos (2) años trabajando en equipos multidisciplinarios, colaborando con áreas de logística, compras y operaciones.
• Experiencia en logística y/o compras, incluyendo coordinación con proveedores, gestión de adquisiciones y control de inventarios vinculados a proyectos.
• Producción de informes narrativos y financieros.
• Excelentes habilidades de redacción y comunicación.
• Manejo de paquetes informáticos (Office, Adobe, etc.).
• Habilidades analíticas y orientación a soluciones.
• Atención al detalle y cuidado en la ejecución de tareas.
• Capacidad para trabajar en equipo multicultural y bajo presión.
• Discreción, neutralidad y confidencialidad.
• Interés en trabajar en un entorno humanitario e internacional.

Solo una corta lista de candidatos/as será contactada para avanzar a la siguiente fase del proceso de selección. Se solicitará conversar con los reportes directos / line managers anteriores antes de proceder a las entrevistas.