Directeur Régional des Operations, USAID/Madagascar HARENA Project

CONTEXTE

HARENA est un projet de l’USAID à Madagascar. D’une durée de cinq ans (2024-2029), HARENA utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, HARENA s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, HARENA agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des Aires Protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Intervenant dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés suivants :

• Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion durable des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
• Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les telles que les cultures de rente) pour améliorer les moyens de subsistance et les services écosystémiques ;
• Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau national, régional et local autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
• Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
• Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique foncière.

description du poste

Le/la Directeur/Directrice Regional des Opérations régionales est un poste à long terme qui assurera la gestion opérationnelle et administrative de l’un des bureaux régionaux de Harena dans les domaines suivants : opérations et soutien administratif à l’équipe de projet, achats et contrats de sous-traitance, conformité contractuelle globale et soutien à la gestion des clients, recrutement et gestion des ressources humaines, gestion des bureaux et logistique des voyages et de la sécurité. Sous la supervision directe du Directeur du Bureau Régional, et avec les conseils et la supervision du Responsable Financier et du Directeur des Finances et des Opérations basés à Antananarivo, Le/la Directeur/Directrice Régional des Opérations jouera un rôle essentiel dans la supervision de la gestion financière et opérationnelle et veillera au respect du manuel des opérations sur le terrain du projet (FOM), des politiques et des lignes directrices de DAI, des réglementations de USAID, des exigences et des limitations du contrat du projet, ainsi que des lois, exigences, et pratiques locales pertinentes à l’appui de la mise en œuvre technique du projet.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Opérations et administration :

• Servir comme point de contact régional pour les besoins opérationnels du projet, y compris la gestion des tâches liées au bureau, la programmation/les invitations, les ressources technologiques et le dépannage, la gestion des vidéoconférences, la réservation de salles, l’acquisition d’appareils et de logiciels, la commande de fournitures de bureau, la réalisation d’audits d’inventaire, la mise à jour des organigrammes du projet et des listes de contacts, et la maintenance des calendriers du projet (voyages, rapports, panels d’évaluation, etc.) ; servir de liaison opérationnelle entre le projet et les équipes d’Antananarivo) ; assurer la liaison opérationnelle entre le projet et les équipes d’Antananarivo ; fournir une assistance administrative aux activités techniques en examinant les factures et les notes de frais, en soutenant les achats, en répondant aux questions opérationnelles ou liées aux procédures, en coordonnant la logistique des réunions et des événements, en coordonnant la logistique des déplacements et de la sécurité, et en soutenant le processus de clôture.
• En coordination avec le Directeur du Bureau Régional, développer et améliorer les processus opérationnels, les systèmes et les contrôles internes pour guider efficacement la gestion et la mise en œuvre du projet et assurer la conformité avec le manuel des opérations sur le terrain du projet, les règles/réglementations de l’USAID et les termes de le contrat du projet, y compris les guides de processus, les listes de contrôle, les guides de ressources et une bibliothèque des meilleures pratiques et des leçons apprises.
• Résoudre de manière autonome les problèmes courants et transmettre les problèmes plus complexes au directeur du bureau régional et/ou au responsable des finances et au Directeur des Finances et des Opérations à Antananarivo et assurer le suivi jusqu’à ce qu’ils soient résolus.
• Coordonner la maintenance des dossiers administratifs et de l’inventaire, y compris la documentation relative à l’approvisionnement, au recrutement et aux finances du projet ; maintenir et vérifier ponctuellement les dossiers administratifs en sauvegardant et en classant dans une hiérarchie rationnelle et directe toute la documentation sur les serveurs de fichiers partagés et les systèmes de gestion du projet, conformément à la carte des dossiers du projet.

Administration financière :

• Aider le directeur du bureau régional à superviser les finances et les budgets du projet régional, y compris la comptabilité du projet, la gestion du budget, les rapports financiers et le contrôle des coûts.
• Soutenir le développement et la maintenance des outils de projet et des outils de suivi en assurant avec précision le suivi, les prévisions et les rapports sur toutes les finances du bureau régional, comme l’exigent les équipes basées à Antananarivo et dans les bureaux regional.
• Soutenir le Directeur du Bureau Régional dans l’élaboration de rapports financiers et d’aperçus pour les parties prenantes concernées ; les rapports et les aperçus comprennent, mais ne sont pas limités à :
  • L’analyse budgétaire, les régularisations trimestrielles, les projections prévisionnelles et les prévisions de scénarios, à la demande du COP, du Responsable Financier ou du bureau local.
  • Des aperçus et des examens au niveau de l’activité ou de la région, y compris l’analyse du taux d’utilisation, le niveau d’effort (LOE) et le suivi des factures, ainsi que les prévisions de flux de travail en matière d’approvisionnement.
  • Contribuer aux synthèses financières mensuelles et à d’autres rapports ou analyses sur demande.
  • Contributions au rapport HO pour les aperçus mensuels et les examens trimestriels de l’estimation à l’achèvement (ETC).

Approvisionnement et sous-traitance :

• Soutenir les équipes de projet régionales dans l’élaboration de budgets des activités liés aux plans de travail.
• Soutenir les achats techniques et opérationnels en organisant les documents, en prenant des notes et en travaillant directement avec l’équipe chargée des achats pour effectuer des analyses de prix, rédiger des mémos de sélection des sources et des lettres de compte rendu, et veiller au respect de toutes les politiques et procédures de la DAI, en plus d’un soutien à l’audit, le cas échéant.
• Participer au processus de sous-traitance et d’octroi de subventions, notamment en aidant à remplir les exigences en matière de documentation et à respecter les politiques et procédures de la DAI.
• Tenir à jour les coordonnées des partenaires et, si necessaire, aider le Spécialiste de la Communication à répondre aux exigences administratives et logistiques pour assurer la coordination avec le réseau de partenaires de Harena ; agir en tant que point de contact principal pour les fournisseurs potentiels de biens et de services. Soutenir l’élaboration de modèles et de guides à l’intention de l’équipe chargée des achats/subventions et/ou des entreprises partenaires afin d’améliorer le processus d’achat et de sous-traitance.

Contrats, conformité et gestion des clients :

• Programmer, préparer et assister aux réunions avec le Directeur du Bureau Régional, le Directeur Financier et/ou d’autres responsables de projet afin de s’assurer qu’ils disposent de toutes les informations nécessaires aux la prises de décisions. Prendre des notes et signaler les mesures à prendre aux membres concernés de l’équipe Harena après chaque réunion et assurer le suivi pour veiller à ce que les tâches soient accomplies en temps voulu.
• Aider le Directeur du Bureau Régional à gérer et à répondre aux demandes du COP, de la direction du projet et/ou du client, selon les instructions, y compris la rédaction et le classement des demandes d’approbation du client de l’USAID et des réponses, et la coordination avec l’équipe du bureau principal de Harena sur ces demandes.
• Soutenir la conformité avec les termes et conditions de l’accord en suivant les réglementations applicables et la politique de la DAI.
• Selon les instructions, fournir un soutien dans les domaines de la gestion des données opérationnelles et des rapports, y compris pour les rapports semestriels et annuels ; développer et maintenir des trackers et des guides de processus pour améliorer l’exactitude des données collectées et aider à la normalisation des données au sein des équipes techniques et d’approvisionnement.
• Aider à la réalisation d’audits externes ou internes si nécessaire.

Recrutement :

• Fournir un soutien au cycle de vie du recrutement et de l’intégration, y compris la rédaction/révision des termes de référence, l’affichage des postes, la revision des CV, l’organisation et la participation aux entretiens, la coordination avec les homologues du bureau principal de Harena pour finaliser les accords, la rédaction et l’examen des demandes d’approbation des clients, l’élaboration de calendriers d’intégration des nouveaux employés (en étroite collaboration avec l’équipe Ops/HR du bureau principal de Harena), la formation du nouveau personnel et la tenue des dossiers du personnel.
• Identifier les gains d’efficacité et les améliorations potentielles du processus de recrutement.
• Maintenir une communication ouverte avec l’équipe du bureau principal de Harena sur les aspects administratifs et opérationnels du processus de recrutement ; assurer la liaison entre l’équipe de projet de Harena et les candidats tout au long du processus de recrutement.

Soutien supplémentaire :

• Assurer la bonne coordination de la logistique et de tout autre besoin de planification nécessaire pour les activités du projet telles que la formation, les ateliers, l’assistance technique, les voyages et les événements.
• Fournir un soutien opérationnel et logistique à tous les visiteurs a la région, y compris aux membres du personnel à long terme d’Harena, au personnel des sous-traitants, aux consultants indépendants et à d’autres experts à court terme.
• Veiller à ce que les dossiers du projet soient correctement conservés, y compris les documents relatifs à l’approvisionnement, au recrutement et aux finances du projet, en maintenant une hiérarchie rationnelle et simple, conformément à la carte des dossiers du bureau régional.
• Coordonner le processus d’examen des rapports de dépenses du personnel en coordination avec l’équipe d’Antananarivo afin d’assurer la conformité avec les politiques et procédures financières et comptables de DAI et du projet.
• Superviser l’équipe des opérations régionales, y compris l’assistant financier, le chauffeur et la femme de ménage. S’assurer que chaque membre du personnel remplit ses fonctions comme prévu, y compris la coordination étroite des fonctions financières avec le responsable des finances à Antananarivo, et la coordination étroite du chauffeur avec le responsable de la sécurité.
• Autres tâches de soutien administratif ou opérationnel assignées par l’équipe de direction du projet.

Qualifications

• Licence et 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un domaine administratif, opérationnel et/ou technique, ou une maîtrise et 3 ans d’expérience professionnelle pertinente.
• Expérience avérée de la gestion opérationnelle et de la gestion des processus de projets de développement financés par des donateurs, y compris une expérience dans les domaines de l’administration, des affaires, des ressources humaines/du recrutement, de la logistique des voyages et/ou des événements, et/ou des compétences en matière de gestion de projets.
• Connaissance avérée des contrôles internes et des processus d’audit (par exemple, achats, contrats de sous-traitance, gestion financière, opérations de projet, etc.
• Expérience de Microsoft Office, notamment d’Excel.
• Capacité à gérer des tâches multiples et des priorités changeantes sans compromettre la qualité du travail.
• Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe interfonctionnelle.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français et en malgache ; l’anglais est souhaitable mais pas obligatoire :
• Expérience avérée dans le soutien de projets de développement financés par l’USAID.
• Expérience de la gestion, de l’engagement et de la communication avec des clients et des parties prenantes à plusieurs niveaux.