Adjoint/Adjointe à la logistique (Système de suivi des vivres) G6 | Kinshasa | RDC (830228)

CONTEXTE ET JUSTIFICATION DU POSTE

Ce poste est à pourvoir au bureau pays du PAM à Kinshasa, RDC. Le/la titulaire rendra compte au chef d’unité ou à son/sa adjoint(e). À ce niveau, le/la titulaire fait preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales, et ce pour toutes les modalités d’assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d’appui logistique. Il/elle doit faire preuve de discernement pour faire face à l’imprévu au quotidien. Il/elle gère généralement une petite équipe et assure la supervision et le soutien.

L’adjoint.e à la Logistique sera responsable des analyses et production des rapports afin de maximiser l’efficacité de la gestion et la qualité des données dans le système de suivi des mouvements des vivres (LESS – Logistics Execution Support System) et leur fiabilité afin de garantir une meilleure prise de décision managériale. Il ou elle sera responsable de fournir un support d’expert / spécialisé aux points focaux des sous-bureau ou tout autre utilisateur du système en s’assurant que les procédures sont suivies par tous pour permettre une livraison efficace de l’aide alimentaire.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

• Apporter un soutien spécialisé aux opérations et aux activités d’appui logistique en respectant les procédures standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires.
• Superviser les opérations de gestion des stocks pour analyser les tendances et rendre compte de l’état des stocks, de la source au bénéficiaire. Garantir la pleine conformité des opérations logistiques aux normes International Public Sector Accounting Standards (IPSAS).
• Aider au contrôle de la qualité et de l’intégrité des données sur la comptabilité des produits et prendre des mesures correctives sur les irrégularités systématiques.
• Contrôler en permanence et rapporter l’enregistrement en temps réel des mouvements et des pertes de marchandises, conformément à IPSAS, afin de réduire les retards.
• Analyser la filière d’approvisionnement opérationnelle et contribuer aux évaluations et à la planification des opérations pour toutes les modalités d’exécution, afin de s’assurer que les exigences relatives à la chaîne d’approvisionnement sont prises en considération.
• Répertorier les demandes techniques et les demandes d’aide liées au système LESS et à la gestion des vivres, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d’esprit d’initiative et en suivant les procédures standard, afin d’assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d’information avec un grand souci du service à la clientèle.
• Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports (rapports de clôture financière, rapports d’inventaire physique, documents visuel/dashboard etc.) et veiller à l’exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes (y compris le siège, le bureau régional et les sous-bureaux) pour aider à gérer les opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
• Superviser le travail du personnel d’appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s’assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus, que l’ensemble des documents standards de gestion est mis en place et utilisé, que la saisie des données est effectuée en temps réel et que les procédures standards de la gestion des vivres sont suivies dans tout le pays avec un retour d’information au superviseur.
• En coordination avec les autres unités, identifier les causes/défis/challenges/goulots d’étranglement dans le suivi de gestion des vivres et proposer des solutions.
• Effectuer une revue régulière des processus en place et proposer des mesures d’amélioration générale de la comptabilité et des solutions innovantes qui assurent le bon fonctionnement opérationnel du système interne sans compromettre la qualité et l’efficacité de l’opération.
• Surveiller l’utilisation en temps réel des outils LESS / comptabilité disponibles, identifier les besoins de formation et organiser des sessions de remise à niveau pour les utilisateurs de LESS.
• S’assurer que toutes les instructions de prêts et d’emprunts émises par la section pipeline ont été correctement mises en œuvre par les entrepôts et enregistrées dans LESS avec la documentation appropriée.
• Effectuer d’autres tâches pertinentes à la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

Formation:

Experience:

• Diplôme d’études en Administration des affaires, commerce, chaîne d’approvisionnement, logistique, finances ou autres domaines connexes
• Six (6) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dont quatre (4) années dans le domaine de la chaîne d’approvisionnement / logistique.
• Trois (3) années d’expérience professionnelle dans l’utilisation de logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) tel que SAP, Oracle, etc.
• Trois (3) années d’expérience professionnelle avec l’analyse de large base des donnés à l’aide de logiciel tableur tel que MS Excel, MS Access, Open Office Calc, etc.
• Expérience de la gestion des systèmes internes et de l’exécution des requêtes concernant les expéditions en cours, les approvisionnements, les demandes d’indemnisation auprès des assurances et les stocks alimentaires.

Connaissances et compétences:

• Gestion et optimisation de la chaîne d’approvisionnement
• Gestion des entrepôts et des stocks
• Planification, gestion de projet et gestion des ressources
• Assistance technique et coordination
• Gestion des informations et établissement des rapports
• Maîtrise de l’utilisation des équipements de bureau et des progiciels informatiques, tels que MS Word, Excel, PowerPoint.

  Connaissances linguistiques:

• Maitrise de la communication orale et écrite en français.
• Connaissance de la langue anglaise (niveau intermédiaire).