Coordinador/a Administrativo/a

Note: Post in Spanish and English

Descripción del Puesto

La Oficina de EnCompass LLC en El Salvador busca candidato(a)s locales para el puesto de Coordinador(a) Administrativo(a) de tres años de duración para formar parte del equipo de la Actividad de Monitoreo, Evaluación y Aprendizaje (MELA) de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), en San Salvador, El Salvador. La actividad MELA brinda servicios de apoyo en gestión del conocimiento y monitoreo, evaluación y aprendizaje a las unidades operativas de USAID en la región de Centroamérica, incluyendo USAID/El Salvador, la Misión regional de Centroamérica y México (ES-CAM); Misiones bilaterales regionales en Guatemala, Nicaragua, Honduras y México; y oficinas y oficinas centrales de USAID en Washington que operan en Centroamérica.

Reportando al/la Director(a) de Operaciones, el/la Coordinador(a) Administrativo(a) apoyará las tareas administrativas y logísticas diarias en la oficina del proyecto de EnCompass ubicada en El Salvador. El/la Coordinador(a) Administrativo(a) debe ser altamente organizado(a), detallista, proactivo(a) y debe ser competente en el uso de aplicaciones de Microsoft Office.

El puesto será a tiempo completo y se ubica en San Salvador. Solo se considerarán ciudadanos/as de El Salvador.

Funciones y Responsabilidades del Puesto

Funciones Esenciales:

Apoyo a adquisiciones locales:

• Apoyar las adquisiciones locales, incluyendo, pero no limitándose a redactar formularios de requisición, solicitar cotizaciones a proveedores locales, publicar anuncios de adquisiciones en diferentes medios, recopilar documentos de proveedores seleccionados y supervisar la entrega de bienes físicos.

Apoyo a la Logística:

• Proporcionar apoyo logístico para talleres, reuniones y eventos de aprendizaje del proyecto, incluyendo, pero no limitándose a la realización de arreglos de viaje locales, identificación de lugares, preparación de materiales, recopilación de documentación de los participantes, apoyo a la producción y toma de notas.
• Archivar y organizar fotografías, coordinando con los gerentes de tareas para asegurar que todas las fotos de las tareas y sus respectivas autorizaciones de uso se archiven por tarea. Guarda todas las fotos del equipo de la actividad MELA en la carpeta de fotos del equipo.

Manejo de Caja Chica:

• Maneja los desembolsos y reportes de caja chica.
• Mantiene registros precisos de las transacciones de caja chica.

Manejo de Logística de Reuniones:

• Asiste en la programación y organización de reuniones, incluyendo asistencia en la sala de conferencias para configurar reuniones virtuales.
• Maneja la programación de la sala de conferencias para su uso.
• Reproduce agendas de reuniones y materiales según sea necesario para su uso durante las reuniones.

Almacenamiento e Inventario de Equipos y Materiales:

• Mantiene un sistema de almacenamiento organizado para equipos y materiales.
• Realiza verificaciones regulares de inventario y actualiza los registros en consecuencia.

Mantenimiento de la Oficina:

• Coordina el mantenimiento de la oficina y el inventario y seguimiento de equipos comunes.
• Coordina los servicios de reparaciones y mantenimiento según sea necesario.
• Punto de contacto para la recolección de material de reciclaje.

Punto de Contacto para IT (informática) y Proveedores de Oficina:

• Funge como el principal punto de contacto para problemas relacionados con IT y proveedores de servicios de oficina.
• Coordina con el apoyo de IT para resolver problemas técnicos.
• Maneja las relaciones con los proveedores de servicios de oficina (por ejemplo, servicios de limpieza, seguridad, etc.).

Apoyo Administrativo General:

• Proporciona apoyo administrativo y operativo a la oficina del proyecto local incluyendo pero no limitándose a mantener el espacio de la oficina y equipos comunes, supervisar el suministro de existencias, realizar diligencias locales del proyecto y otras tareas asignadas.
• Mantiene el archivo de cronograma de vacaciones del equipo para apoyar el seguimiento.
• Según sea necesario, asiste al Director de Operaciones y al Oficial Administrativo en el reclutamiento de consultores locales, incluyendo pero no limitándose a la publicación de avisos de reclutamiento en diferentes medios, organización de archivos de solicitantes, programación de entrevistas, verificación de referencias y recopilación de documentos de los candidatos seleccionados.

Otros

• Participa plenamente como miembro de EnCompass y del equipo MELA, incluyendo la participación en reuniones del personal y otros eventos, y proporcionando apoyo administrativo a los miembros del equipo según sea necesario.
• Apoya cualquier otra tarea asignada por el Director de Operaciones.

Requisitos del Puesto

Cualificaciones

Cualificaciones Académicas

• Título universitario con un mínimo de 2 años de experiencia profesional en tareas y responsabilidades administrativas; o grado asociado, Certificación de Formación Profesional o equivalente con un mínimo de 4 años de experiencia profesional en tareas y responsabilidades administrativas

Experiencias y Habilidades

• Mínimo 2 años de experiencia proporcionando apoyo administrativo a proyectos de desarrollo internacional o asistencia humanitaria. Se prefiere experiencia previa en proyectos financiados por USAID
• Persona altamente organizada con habilidades en planificación y logística, y capaz de manejar tareas operativas complejas simultáneamente
• Profesionalmente competente en MS Office 365
• Persona resolutiva, capaz de trabajar en equipo e independientemente
• Capaz de realizar una variedad de funciones administrativas en contextos interculturales
• Buen comunicador/a y don de gentes
• Se requiere competencia en español (comunicación escrita y verbal)
• Se prefieren habilidades intermedias en inglés escrito y verbal
• Se requiere autorización para trabajar legalmente en El Salvador

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Position Description

The EnCompass LLC office in El Salvador is seeking local Administrative Coordinator candidates for remaining three years of the the five-year United States Agency for International Development (USAID) Monitoring, Evaluation, and Learning (MEL) Activity (MELA) to be based in San Salvador, El Salvador. The MEL Activity will provide MEL and knowledge management support services to USAID operating units in the Central America region, including USAID/El Salvador, Central America and Mexico regional Mission (ES-CAM); regional bilateral Missions in Guatemala, Nicaragua, Honduras, and Mexico; and USAID/Washington-based bureaus and offices operating in Central America.

Reporting to the Director of Operations, the Administrative Coordinator will support the day-to-day administrative and logistical tasks at the EnCompass project country office located in El Salvador. The Administrative Coordinator must be highly organized, very detail-oriented, resourceful, proactive, have great communication/timing skills, eager to learn and be an active part of the team, and must be proficient in using Microsoft Office applications.

The position will be full-time and based in San Salvador. Only citizens or current residents of El Salvador will be considered.

Position Duties and Responsibilities

Essential functions:

Local Procurement Support:

• Support local procurements, including but not limited to drafting requisition forms, soliciting quotes from local vendors, posting procurement announcements in different media, collecting documents from selected vendors, and overseeing the delivery of physical goods.

Logistics Support:

• Provide logistics support for project workshops, meetings, and learning events, including but not limited to making local travel arrangements, identifying venues, preparing materials, collecting documentation from participants, production support, and notetaking.
• Lead photography filing, liaising with tasks managers to ensure all task photos and their respective authorization for use are filed per task, including saving all MEL Activity team photos on the team photos folder.

Petty Cash Handling:

• Manage petty cash disbursements and reporting
• Maintain accurate records of petty cash transactions

Meeting Logistics Assistance:

• Assist in scheduling and organizing meetings, including assisting conference room meeting set up for virtual conferencing
• Manage conference room scheduling
• Reproduce meeting agendas and materials for meetings

Equipment and Material Storage and Inventory:

• Maintain and organize the equipment and materials storage system
• Conduct regular inventory checks and updates records accordingly

Office Maintenance:

• Coordinate office maintenance and common equipment inventory and tracking
• Coordinate repairs and maintenance services as needed
• Serve as point of contact for the recycling material collection

Point of Contact for IT and Office Providers:

• Serve as the primary point of contact for IT-related issues and office service providers
• Coordinate with IT support to resolve technical issues
• Manage relationships with office service providers (e.g. cleaning services, security, etc.)

General Administrative Support:

• Provide administrative and operational support to the local project office including but not limited to maintaining the office space and common equipment, supervising stock supplies, performing local project errands, and other tasks as assigned
• Maintain team leave schedule file to support tracking
• As needed, assist the Director of Operations and Administrative Officer in the recruitment of local consultants, including but not limited to posting recruitment notices in different media, organizing applicant files, scheduling interviews, checking references, and collecting documents from selected candidates

Other

• Engage fully as a member of the EnCompass staff and El Salvador MEL team, including participating in staff meetings and other events, and providing administrative support to team members as needed
• Support any other duties assigned by the Director of Operations

Position Requirements

Qualifications

Academic Qualifications

• Bachelor’s degree with a minimum of 2 years of professional experience in administration tasks and responsibilities; or Associate’s degree, Vocational Training Certification or Equivalent with a minimum of 4 years of professional experience in administration tasks and responsibilities

Experience and Skills

• Minimum 2 years of experience providing administrative support to international development or humanitarian assistance project required. Previous experience working on USAID-funded projects preferred
• Highly organized with skills in planning and logistics, and able to manage complex operational tasks concurrently
• Proficient in MS Office 365
• Able to conduct a range of administrative functions in cross-cultural contexts
• Proficiency in Spanish required (written and verbal communication)
• Resourceful, problem solving, able to work independently and in a team
• Great communication skills and people skills
• Intermediate skills in written and verbal English highly preferred