Coordinateur de la Logistique et de la Chaine d’Approvisionnement

INTERSOS est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale, à but non lucratif, qui a l’objectif d’assister les victimes de désastres naturels et de conflits armés. INTERSOS base son action sur les valeurs de la solidarité, de la justice, de la dignité humaine, de l’égalité des droits et des opportunités pour tous les peuples, du respect des diversités, de la cohabitation, de l’attention aux groupes sociales les plus vulnérables.

Termes de référence

Intitulé du poste: Coordinateur de la Logistique et de la Chaine d’Approvisionnement

Code: SR-999-1991

Pays: Plusieurs Destinations

Lieu d’affectation: Plusieurs Destinations

Date de prise de fonction : 15/12/2023

Durée du contrat : 12 mois

Sous la supervision de: Chef de Mission

Supervision directe de: Coordinateur Logistique Régional

Personnes à charge: According to the Country of assignment

Contexte général du projet

Dépend de la mission

Objectif général de la position

Définir et mettre en œuvre toutes les stratégies d’approvisionnement, de la logistique et des TIC et le support à la mission, en veillant à la pertinence et à la cohérence des systèmes logistiques et d’approvisionnement, à l’adéquation des moyens fournis et au respect des normes, protocoles et procédures INTERSOS afin de favoriser le développement de la mission et optimiser l’impact des projets.

Travailler en étroite collaboration avec le personnel du programme et administratif pour assurer des rapports complets, un soutien et une assistance à toutes les activités d’INTERSOS.

Assurer la gestion logistique du logiciel IMP et faire partie de l’équipe de Coordination de la mission (SMT).

Principales responsabilités et tâches

Coordination et support

• Participer activement à la définition et à la mise à jour de la planification des budgets annuels des projets, en définissant des stratégies et en conseillant le chef de mission dans la traduction des besoins identifiés en logistique, approvisionnement et TIC en objectifs, priorités et ressources nécessaires à la mission
• Est responsable du suivi de la mise en œuvre des activités logistiques, approvisionnement et TIC dans la mission (construction et réhabilitation, stock et approvisionnement en matériel non médical et médical, gestion de flotte et transport, eau et assainissement, véhicules et moteurs, équipements/installation et infrastructures, règles de sécurité (mise en œuvre et application, TIC, actifs, etc.)
• Assurer la conformité des normes, protocoles et procédures INTERSOS, au sein de la mission et en fonction des exigences des bailleurs, y compris l’approvisionnement. Faire rapport au chef de mission sur l’évolution des programmes en cours et proposer des stratégies de réorientation au besoin
• Est responsable d’assurer une référence technique et un soutien pour tous les problèmes de la logistique, de l’approvisionnement et des TIC sur la mission, de fournir un encadrement au personnel logistique et de représenter INTERSOS lors de réunions avec les autorités, d’autres ONG et les réseaux de coordination pour les problèmes techniques/logistiques
• Assurer la production des procédures opérationnelles standards (SOP) au niveau de la mission (si nécessaire) pour les besoins logistiques

Gestion de l’Information Logistique Logistics Information Management

• Fournir des rapports mensuels au chef de mission et au coordinateur logistique régional (via IMP) et aux personnes concernées sur l’évolution des projets/missions du point de vue technique/logistique et proposer des corrections si nécessaire
• S’assurer que les données reportées dans le logiciel INTERSOS Logistique (Intersos Management Platform – IMP) sont exactes et correctement utilisées.
• Fournir une formation au personnel de la mission si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel INTERSOS Logistique dans les missions

Gestion de la chaine d’Approvisionnement et des Achats

• Suivre la performance globale des achats pour la mission. Assurer une planification efficace et rentable des achats en assurant la liaison avec le personnel technique, les chefs de base et/ou les chefs de projet. Veiller à ce que les plans d’approvisionnement en ligne soient créés sur IMP et à jour tout en garantissant que les politiques et procédures d’approvisionnement d’INTERSOS et des donateurs sont respectées à tout moment. Effectuer des recherches pour déterminer les meilleurs produits et fournisseurs en termes de meilleur rapport qualité-prix, de délais de livraison et de qualité
• Coordonner avec le département administratif et financier pour s’assurer que les processus de paiement aux fournisseurs sont effectués à temps et dans le respect des systèmes financiers
• Planifier et effectuer des audits sur le terrain pour assurer la cohérence dans l’application des processus et la tenue d’une documentation et d’un classement appropriés
• Élaborer et mettre en œuvre des instructions, des politiques et des procédures de gestion des contrats de service. Examiner et réévaluer les contrats de service existants et superviser le loyer régulier, les paiements des services publics (c’est-à-dire l’électricité, l’eau, le gaz, etc.), les contrats d’entretien des bureaux et des chambres d’hôtes et les procédures relatives aux coûts de fonctionnement. Veiller à ce qu’ils soient correctement gérés par le responsable logistique et les assistants, l’administration et / ou les points focaux
• s’assurer que le responsable de l’approvisionnement/assistant et l’officier de la logistique au niveau des bases maintiennent et mettent à jour une liste de fournisseurs pré-qualifiés par base
• Est responsable d’assurer le bon stockage de tous les matériaux des projets dans l’entrepôt/stock, dans le respect des SOP d’approvisionnement d’INTERSOS et des contrôles d’inventaire réguliers sur une base trimestrielle
• Vérifier et coordonner avec le personnel logistique que les livraisons de marchandises sont effectuées comme prévu et correctement stockées
• Préparer et lancer les documents d’appel d’offres en coordination avec l’équipe d’approvisionnement
• Entreprendre l’approvisionnement en produits médicaux (niveau international et national en coordination avec les équipes de programme et les équipes du siège). Assurer le dédouanement des marchandises importées médicales et non médicales dans le pays y compris en s’assurant de la documentation requise avant l’importation des marchandises.

Gestion des transports

• S’assurer que le modèle de gestion de flotte INTERSOS, les protocoles de sécurité des mouvements et le manuel d’identité visuelle sont appliqués dans les missions – la flotte est vérifiée, régulièrement entretenue et que les véhicules sont assurés et les taxes sont payées
• Suivi de la surveillance appropriée de la consommation de carburant et de l’utilisation du journal de bord du véhicule, du journal d’entretien, du journal d’huile et d’autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique sur le terrain. Veiller à ce que la documentation appropriée des véhicules (c.-à-d. location, assurance, inspection mécanique, etc.) soit correctement gérée par le personnel de la logistique
• Contribuer au développement d’approches durables de la gestion des transports en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions du Bureau Régional

Gestion des installations et des communications

• Superviser l’installation et l’entretien des espaces de bureaux fonctionnels et des chambres d’hôtes dans des conditions de vie adéquates et conformément aux normes minimales d’INTERSOS et au manuel d’identité visuelle. Veiller à l’application des mesures de sûreté et de sécurité définies et effectuer des visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations
• S’assurer que les installations disposent d’une infrastructure et des équipements informatiques et de communication appropriée pour soutenir les plates-formes logicielles d’INTERSOS conformément aux politiques et procédures – permettant une communication permanente entre le bureau de coordination, les projets, les bases et le siège et une bonne gestion des bases. Garantit que tous les membres du personnel de la mission ont reçu une formation appropriée sur l’utilisation des équipements de communication disponibles (par exemple, les téléphones satellites, les radios HF/VHF, les ordinateurs, etc.)
• Contribuer au développement d’approches durables de la gestion des installations en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions des bureaux régionaux

Gestion des équipements

• Superviser l’achat, l’utilisation et la maintenance des équipements informatiques, des équipements de bureau et de projet et des outils de communication, tout en veillant à ce que tous les actifs de la mission enregistrés dans IMP soient documentés, émis avec des numéros d’actifs INTERSOS uniques, étiquetés et enregistrés conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs
• Rapporter la liste des actifs à la fin du projet et superviser le roulement des actifs selon la destination définie avec le département des programmes
• Superviser la vérification régulière des immobilisations sur une base trimestrielle

Gestion des Ressources Humaines

• Coordonner l’équipe Logistique et participer aux processus RH (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne) afin d’assurer à la fois le dimensionnement et la quantité de connaissances requises pour les activités sous sa responsabilité.

Gestion de la Sécurité

• En collaboration avec le Chef de Mission et le Référent Sécurité le Coordinateur logistique est chargé de co-définir et de suivre les aspects techniques de la politique de réduction des risques, transport, communication, protection, identification et de préparer les aspects techniques de la politique et des directives de sécurité de la mission, plan d’évacuation et plan d’urgence, suivi au quotidien des règles de sécurité et signalement au chef de mission de tout problème. À cette fin, en cas d’absence d’un point focal de sécurité dédié, le coordinateur logistique doit créer un environnement approprié pour faciliter l’échange d’informations sur les situations de sécurité.

Profil requis

Education

• Diplôme universitaire supérieur et spécialisation en Logistique et/ou Supply Chain Management et/ou expérience professionnelle équivalente en logistique.

Expérience Professionnelle

• Au moins quatre ans d’expérience professionnelle dans des emplois pertinents et une expérience humanitaire antérieure avec des ONG dans les pays en développement, spécialement dans un contexte sahélien.
• Expérience préalable souhaitée dans les urgences.

Exigences professionnelles

• Flexibilité, capacité à travailler sous pression dans des contextes d’urgence très complexes
• Excellentes compétences organisationnelles dans des opérations d’urgence très complexes
• Capable d’assurer une livraison rapide de qualité dans un environnement stressant
• Bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, Outlook)

Langues

• Français. L’Anglais est un atout.

Exigences personnelles

• Très bonnes compétences interpersonnelles : solides compétences en communication et en diplomatie
• Approche pratique et attitude à la résolution de des problèmes
• Excellente capacité à établir des relations interpersonnelles et de bonnes aptitudes à la négociation
• Vision stratégique. Orientation au service. Engagement envers les principes INTERSOS.
• Compréhension des principes, des normes et des meilleures pratiques.