Manager Logistique Terrain (Nord et Sud Kivu)

Le travail de l’EPER est porté par la vision d’un monde juste, dans lequel la paix règne et la dignité de tous les êtres humains ainsi que les moyens de subsistance naturels sont respectés. L’organisation poursuit cet objectif dans le cadre de référence de l’Agenda 2030 à travers quatre thèmes prioritaires : « justice climatique », « droit à la terre et à l’alimentation », « asile et migration », « inclusion ». L’EPER fournit également une aide humanitaire aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés. Elle vise une transition aux niveaux social, économique et politique. L’EPER contribue à améliorer les conditions de vie des personnes en Suisse et à l’étranger et revendique leurs droits. À cette fin, elle sensibilise et mobilise la société, les sphères politique et économique ainsi que les Églises.

Le Logistics Manager Terrain sera basé sur le terrain et est un membre clé dans la gestion de la logistique et apporte un appui en collaboration avec le logisticien Chargé de la chaîne d’approvisionnement. Il/elle sera déployé(e) sur le terrain pour apporter un soutien tactique aux projets en cours et aux réponses aux situations d’urgence ; il/elle s’assurera que les exigences standard de l’EPER et des donateurs sont mises en œuvre, renforcera les capacités du personnel, déterminera avec le bureau de coordination du pays les mesures d’amélioration et les plans à mettre en œuvre.

Le titulaire du poste fournira aux programmes clés dans le pays un soutien en matière de leadership et de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique technique. Il/elle devra faire preuve de flexibilité pour se déployer selon les besoins afin de fournir des analyses et des recommandations pour de futures améliorations.

Manager Logistique Terrain (Nord et Sud Kivu)

Vos principales responsabilités :

Gestion sécuritaire de la base :

• Il (Elle) veille à ce que tous les membres du personnel connaissent et respectent les procédures de sécurité notamment lors des déplacements terrain ;
• Il (Elle) participe à la collecte des informations sur la situation sécuritaire de la zone d’activité de la base et de la région dans laquelle elle se situe, et retransmet ces informations a sa hiérarchie.

Gestion sécuritaire de la base :

• Il (Elle) veille à ce que tous les membres du personnel connaissent et respectent les procédures de sécurité notamment lors des déplacements terrain ;
• Il (Elle) participe à la collecte des informations sur la situation sécuritaire de la zone d’activités de la base et de la région dans laquelle elle se situe, et retransmet ces informations au responsable de base et au Coordinateur Terrain ;
• Il (Elle) signale tout incident interne ou externe à la base à son supérieur direct et propose des solutions ;
• Il (Elle) veille au bon fonctionnement et à l’entretien des moyens de communications (téléphones satellitaires, téléphonie mobile, internet) et en rend compte périodiquement au coordinateur logistique ;
• Il (Elle) veille à ce que les visites techniques des extincteurs des maisons soient respectées ;
• Il (Elle) veille à ce que les kits premiers secours soient présents et complets dans les maisons et les véhicules ;
• Il (Elle) rédige les rapports et inventaires liés à la sécurité, si besoin.

Gestion des achats :

Il (Elle) effectue les achats et les approvisionnements de sa base dans le respect des procédures établies ;

Il (Elle) prépare les documents administratifs concernant l’ensemble du processus d’achat officiel de l’organisation (DA, demandes de cotations auprès des fournisseurs, tableaux comparatifs, PV de sélection, bons de commande ou contrats…) et transmet les résultats au Supply Manager en toute transparence et objectivité, dans l’intérêt exclusif de HEKS/EPER ;

Il (Elle) assure le suivi des commandes, gère les litiges avec les fournisseurs de sa base d’affectation ;

Il (Elle) supervise l’ensemble des flux de marchandises et veille au respect des procédures internes ;

Il (Elle) assure l’archivage des documents d’achat conformément aux procédures internes.

Autres:

• Il (Elle) participe à la rédaction de la demande d’approvisionnement de la base ;
• Il (Elle) travaille en coordination avec l’administration pour la gestion des achats et la gestion administrative de son équipe ;
• Il (Elle) fait respecter les délais imposés par la logistique pour le bon fonctionnement de la base ;
• Il (Elle) tient à jour une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leurs dossiers administratifs soient à jour (acquittement des taxes, enregistrement au registre du commerce, etc…).

Contrôler la bonne tenue des stocks et approvisionnements conformément aux procédures HEKS/EPER :

• Il (Elle) assure la bonne tenue du cahier de stock et du transport sur le terrain des matériels. Il (elle) doit :
• Veiller en permanence à la propreté et au rangement correct du magasin, conformément aux procédures de HEKS/EPER ;
• Identifier les équipements après leurs achats grâce à un code logistique répondant à des règles d’encodage précis ; S’assurer du remplissage des documents concernant le magasin (fiches de gestion des stocks, bon de sortie, bon de réception), et donc savoir à tout moment ce qui se trouve en stock et en quelle quantité ;
• Analyser et anticiper les besoins en consommables (stock minimum…) ;
• Connaître et pouvoir justifier tous les mouvements de produits (entrées etsorties) du magasin ;
• Rapporter auSupply Manager ouauCoordinateur Logistiquetoute perte ou toute anomalie concernant les stocks.

Gestion durable des équipements :

• Il (Elle), en lien avec le gestionnaire de la base de donnes équipements durables, identifie les équipements après leur achat grâce à un code logistique ;
• Il (Elle) assure l’affectation, la maintenance et le suivi des équipements mis à disponibilité des équipes (téléphone, laptop, carte téléphone, générateur, etc..) ;
• Il (Elle) participe à l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;
• Il (Elle) effectue l’inventaire physique mensuel de la base, met à jour les bases données et les transmet dans le rapport mensuel (pack log) ;
• Il (Elle) établit les documents relatifs à la gestion des équipements (fiche de réparation, fiche de perte, attestation de responsabilité, certificat de donation) ;
• Il (Elle) assure la gestion et le bon fonctionnement du générateur (formation des gardiens : suivi du log book) ;
• Il (Elle) archive tous les documents relatifs à la gestion du patrimoine et des équipements.

Gestion du parc automobile :

• Il (Elle) supervise le suivi des véhicules (état, documents administratives, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;
• Il (Elle) supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires.
• Il (Elle) contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il (Elle) s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books) ;
• Il (Elle) veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).

Gestion des déplacements :

• Il (Elle), en lien avec l’officier de sécurité et le coordinateur terrain, met en place avec les gardiens et l’opérateur radio les procédures internes en termes de communication et sécurité pendant les déplacements des équipes ;
• Il (Elle) récupère les suivis mensuels pour établir les rapports logistiques.

Superviser et encadrer les équipes logistiques :

• Il (Elle) supervise, délègue, soutient et encadre ses équipes dans la réalisation de leur travail ;
• Il (Elle) réalise les plannings des gardiens et des chauffeurs et s’assure de la bonne application de ceux-ci ;
• Il (Elle) anime des réunions régulières avec ses équipes ;
• Il (Elle) veille à ce que l’ensemble du personnel respecte les procédures logistiques de HEKS/EPER et de ses bailleurs de fonds ;
• En collaboration avec les services administratifs et opérationnels, effectue le suivi des congés du personnel logistique, afin d’assurer le bon déroulement des activités de la base, dans le respect des procédures administratives ;
• Il (Elle) fait remonter à son responsable hiérarchique tout problème significatif rencontré avec les membres de son équipe

Autres activités générales :

• Compilation, analyse de rapports hebdomadaires et de rapports mensuels des activités logistiques de sa zone ;
• S’assure de l’entretien et de la propreté de la base ;
• Assurele suivi des avances qui lui sont attribuées :
• S’assure de la conformité des factures :nom du fournisseur et tampon ou cachet si disponible ;
• S’assure de solder les avances auprès du service administratif dans le délai imparti ;
• Il (Elle) signale tout incident interne ou externe à la base à son supérieur direct et propose des solutions ;

Compliance et meilleures pratiques :

• S’engager dans la détection des fraudes, la réduction des risques et le signalement des fraudes ; veiller au respect des politiques et procédures de l’EPER, des règlements des donateurs et des lois locales.
• Travailler avec les points focaux des finances et de l’audit pour évaluer la conformité avec les principes de contrôle internes et la documentation requise en matière technique. Participer à la vérification de la liste de contrôle de l’inspection des marchés publics et veiller à ce que les risques associés aux marchés publics soient évalués régulièrement afin que des plans soient élaborés pour y faire face. Examiner la documentation relative à la passation des marchés ainsi que les rapports d’audit interne et externe afin de détecter les risques liés à la passation des marchés. Travailler avec les équipes nationales pour mettre en œuvre des mesures correctives.
• En collaboration avec les responsables du budget, examiner les calendriers de contrôle ponctuel des entrepôts des bases afin de s’assurer que les risques liés à la gestion des entrepôts sont mis en évidence et que des plans soient élaborés pour y remédier.
• Travailler avec l’équipe des programmes pour évaluer la mise en œuvre des procédures de planification de la chaîne d’approvisionnement et des achats pour les projets existants et futurs, signaler les lacunes et proposer des mesures correctives.
• Effectuer d’autres tâches en fonction des besoins. Les tâches et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné, mais ne sont pas limitatives.

Vos atouts et compétences :

• Bac + 2, + 3 en logistique
• Min4 ans d’expérience dans l‘humanitaire
• Expérience en gestionlogistique de terrain ;
• Expérience en gestion d‘équipe
• Connaissances spécialisées supplémentaires exigées
• Français courant/langue maternelle et bonnes connaissances de l’anglais
• Connaissance des bailleurs institutionnels (ECHO, BHA, agences UN…)
• Connaissance des secteurs d’activités suivants est un atout : EHA, SAME, distributions d’urgence (cash et AME) ;
• Connaissances logistiques et en administration et gestion
• Compétences personnelles / exigences psycho-sociales:
• Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
• Bonne résistance au stress
• Capacités à travailler sous forte pression ;
• Adaptabilité à des conditions météo et physique difficiles ;
• Sens de la diplomatie
• Capacité d’analyse
• Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
• Organisation, rigueur et respect des échéances
• Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
• Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée

Nous vous offrons :

• Un poste intéressant et stimulant dans un environnement international dynamique
• Un package salarial compétitif
• Lieu de travail : Nord Kivu/Sud Kivu
• Paquet d’assurances
• Logement fourni par l’EPER
• Un contrat de 6 mois renouvelable.
• Date de début de travail : février 2024